29 Dicas de como organizar as finanças da empresa em 2023

Saber como organizar as finanças da empresa é essencial para não ter problemas com contas e cobranças. Ademais, essa organização ajuda a aumentar a produtividade, potencializar o faturamento e evitar custos desnecessários.

Por isso, mesmo em empresas menores os empreendedores devem conhecer dicas e estratégias para facilitar essa organização. Assim, será mais fácil manter a rotina e evitar que os problemas se acumulem com o tempo.

Ficou interessado em saber como organizar as finanças da empresa em 2023? Então conheça 29 dicas sobre o assunto!

1. Monte um planejamento financeiro

A primeira dica para conseguir organizar as finanças com cuidado e segurança é montar um planejamento financeiro. Para isso, é essencial ter um bom controle e determinar quais são as necessidades do negócio.

Depois, saiba quanto dinheiro há em caixa, suas expectativas de recebimento e os pagamentos necessários. Com essas informações, os gestores podem montar um planejamento para que a empresa tenha um caminho a seguir durante o ano.

Sem esse planejamento, fica mais difícil alocar recursos e utilizar o dinheiro da empresa. Afinal, a gestão corre o risco de tomar decisões precipitadas e visando objetivos desorganizados, sem ter uma centralização de metas.

2. Defina metas e objetivos

Uma das principais orientações para organizar as finanças da empresa é definir as metas e os objetivos do negócio durante o ano. O que você deseja alcançar? Qual é o valor necessário para isso? Será preciso economizar para ter mais capital?

Ao definir as metas e objetivos, foque em ter valores e prazos determinados para cada sonho. Dessa maneira, a organização e o planejamento financeiro serão mais consistentes e a empresa ficará mais perto de alcançar suas finalidades.

3. Anote custos e despesas

Para complementar e embasar o planejamento financeiro e, consequentemente, a organização da empresa, vale a pena anotar todos os custos e despesas do negócio. Você sabe qual é a diferença entre esses conceitos?

Os custos são os gastos da empresa que têm relação com sua atividade-fim. Eles dizem respeito à aquisição, transformação, preparação e produção dos insumos e produtos do negócio. Logo, os custos têm relação direta com a produção.

Já as despesas são os gastos que trazem benefícios para a produção da empresa, mas não estão diretamente relacionados com a atividade-fim. Entre elas estão as contas de telefone, materiais administrativos, pagamento de pró-labore, impostos etc.

4. Separe finanças pessoais e empresariais

Para ter uma boa organização financeira da empresa, é indispensável fazer a separação das finanças pessoais e empresariais. Isso é extremamente relevante principalmente para quem é um empreendedor individual ou tem uma pequena empresa.

A sua receita com o empreendimento não pode se confundir com suas finanças pessoais. Por isso, vale a pena separar as duas. Então saiba qual é o dinheiro destinado para o capital de giro do negócio e aquele que serve como remuneração dos sócios.

Faça contas bancárias separadas, tenha controles diferentes e trace uma linha em relação às finanças da pessoa física e da pessoa jurídica. Isso ajuda a ter mais controle e evita problemas financeiros tanto pessoais quanto empresariais.

5. Mantenha a disciplina

Para conseguir organizar as finanças e manter o planejamento, é preciso ter disciplina em relação às contas da empresa. Portanto, assim que você montar uma rotina financeira, deve segui-la com cuidado e foco.

Deixar registros e tarefas para depois pode ocasionar um efeito bola de neve. Os procedimentos e obrigações se acumulam e é comum começar a perder prazos, esquecer tarefas e perder o controle do orçamento.

Desse modo, ao aplicar as dicas e montar seu planejamento, tenha uma rotina e a siga com disciplina. Para facilitar, você pode contratar profissionais responsáveis por determinadas etapas. Em empresas menores, desde que haja foco, é possível manter essa organização internamente.

6. Acompanhe prazos de recebimento

A organização financeira depende de um bom controle de recebimentos. Logo, todo seu planejamento e estratégia precisam considerar os pagamentos realizados pelos clientes e outros devedores do negócio.

Afinal, esses valores serão utilizados na empresa, podem ser calculados no capital de giro e integram o fluxo de caixa. Portanto, os gestores e empreendedores precisam acompanhar os prazos de vencimento de cada recebimento.

Com isso, será mais fácil montar uma estratégia sólida e realista, além de avaliar com recorrência a saúde financeira do negócio. 

7. Tenha processos de cobrança

Para controlar os recebimentos e garantir que eles sejam efetivos, a empresa precisa cuidar do processo de cobrança. Infelizmente, a inadimplência de credores é uma realidade bastante comum, o que pode trazer problemas.

Com um processo de cobrança eficiente, é possível receber mais pagamentos em dia, além de garantir que a conta será quitada. Aqui, uma boa dica é contar com contratos bem formulados e padronizar a cobrança conforme as necessidades do negócio.

8. Acompanhe o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos indicadores mais relevantes do negócio. Ele diz respeito a toda movimentação de valores que ocorrem na empresa, desde custos e despesas até o faturamento recorrente.

Acompanhar essa movimentação é fundamental para organizar as finanças. É com base no fluxo de caixa que será possível tomar decisões, utilizar os recursos e realizar investimentos considerando as metas do negócio.

9. Conheça os prazos de pagamento

Você já viu que é relevante acompanhar os recebimentos do negócio. Dessa forma, também sempre fique atento aos prazos de pagamento, já que toda empresa tem obrigações financeiras: pagamento de fornecedores, contas de serviço, tributos e outras.

Deixar de quitar as contas no prazo traz consequências prejudiciais à organização financeira. Entre elas, estão o pagamento de multa, juros de mora e até mesmo a inclusão em cadastros de maus pagadores.

10. Tenha uma gestão de estoque eficiente

Se você trabalha com venda de produtos, o estoque deve ser uma questão recorrente na sua organização financeira. Isso porque ter muitas mercadorias em estoque acarreta gastos desnecessários, perda de prazos de validade e outros problemas.

Por outro lado, um estoque com poucos produtos pode desestimular vendas e contratações pelos clientes, que não terão o bem a pronta entrega. Assim, sempre tenha uma média de recursos e produtos necessários e uma margem correta para imprevistos.

11. Precifique corretamente os produtos e serviços

O principal ganho das empresas advém do lucro ao comercializar os produtos ou os serviços. Como você deve saber, o lucro é a diferença entre o valor pago pelos clientes e o custo para produção da mercadoria ou prestação do serviço.

Então a organização financeira também tem relação com uma precificação correta. Se o preço do produto ou serviço for baixo demais, o lucro será menor — e pode haver prejuízos. Já se o preço for muito alto, os clientes podem buscar concorrentes com valores mais em conta.

12. Acompanhe indicadores financeiros

Você já ouviu falar dos indicadores financeiros empresariais? Eles são métricas quantitativas utilizadas para demonstrar a situação financeira do negócio. Os indicadores são muito úteis para os gestores, considerando que eles proporcionam uma visão mais realista das finanças.

Diversas métricas podem ser utilizadas dependendo da situação da empresa e da necessidade dos gestores. Elas proporcionam facilidade para a organização e uma visão ampla sobre as contas. Entre os indicadores que você deve acompanhar estão o capital de giro, fluxo de caixa, margem bruta etc.

13. Tenha uma boa conciliação bancária

A conciliação bancária envolve a comparação entre os extratos das contas bancárias da empresa com o controle interno do negócio. Logo, ao realizá-la, a ideia é cruzar dados e verificar se há consistência entre essas informações ou se aconteceram erros que precisam ser resolvidos.

Existem ferramentas que fazem a conciliação bancária de forma automática, mas também é possível criar uma rotina para bater as informações manualmente. De qualquer modo, o processo permite que os gestores se certifiquem de que todos os dados sobre as contas da empresa estão corretos.

14. Fique atento a gastos desnecessários

Um vilão da organização financeira são os gastos desnecessários do negócio. Ao realizar o planejamento e organizar as contas, é preciso ter em mente todas as despesas e custos — como você já aprendeu.

Os gastos desnecessários dilapidam o caixa do negócio, pois não serão utilizados em proveito da produção ou expansão da empresa. Uma boa dica é rever todas as contas e conferir quais são os benefícios que elas trazem, excluindo aquelas que não são relevantes para a empresa.

15. Organize fluxos de atividades

Um negócio possui diversas atividades essenciais: desde a rotina da própria produção e venda até os procedimentos administrativos e contábeis. Para eliminar gastos desnecessários e facilitar a organização das finanças, vale a pena montar um fluxo de atividades.

Com um fluxo bem definido e eficiente, será possível economizar com a rotina empresarial, evitar dificuldades e identificar problemas com mais facilidade.

16. Separe verbas por setores

Se sua empresa tem mais de um setor, ainda que seja apenas administrativo ou financeiro, vale a pena separar verbas e custos de cada um. Com isso, você poderá destinar os valores conforme a necessidade do negócio, além de acompanhar pagamentos e despesas de maneira mais eficaz.

Nesse caso, é importante manter uma média de gastos de cada setor e saber quais são os retornos esperados. Isso tornará o seu planejamento mais preciso e você poderá acompanhar com mais eficiência todas as áreas da empresa.

17. Inclua todos os setores na organização

A separação de verbas por setores não significa que a organização financeira deve ser feita em separado para cada um deles. A ideia é ter dois controles: um por setor e outro que inclua todas as áreas da empresa.

Portanto, você pode incluir todos os dados de cada setor e avaliar a situação geral da empresa, podendo realizar modificações se necessário. Ainda que haja setores menores ou com apenas um funcionário, eles devem ser incluídos no controle para trazer mais efetividade à organização.

18. Considere a sazonalidade

Você considera a sazonalidade para organizar as finanças de sua empresa? Esse conceito é muito relevante para diversos negócios, principalmente aqueles que trabalham com vendas de produtos ou prestação de serviços específicos para determinadas épocas.

A sazonalidade diz respeito a períodos de alta e baixa nas conversões, segundo a época do ano. Entendê-la e saber como ela influencia nos resultados da empresa é essencial para se organizar financeiramente, já que haverá flutuações de receita durante o ano que devem ser consideradas.

19. Tenha atenção ao capital de giro

O capital de giro reúne os recursos da empresa que servem para arcar com os custos e despesas operacionais do seu negócio. Dessa forma, ele é composto pelo dinheiro em caixa, investimentos de alta liquidez, créditos de curto prazo, entre outros.

Ter atenção a esse montante permite manter a organização financeira do negócio. Afinal, sem capital de giro, a empresa não consegue bancar sua própria atividade e pode ter que recorrer ao crédito com terceiros.

20. Faça projeções financeiras

Ao se organizar financeiramente e ter um bom planejamento, é preciso fazer projeções sobre o fluxo de caixa da empresa. Você deve pensar, por exemplo, no montante que o negócio pretende e espera receber, quais são os créditos ainda não pagos etc.

No momento de projetar esses detalhes, os gestores precisam se atentar à antecipação de problemas. É comum que ocorram gastos inesperados durante o ano, então nunca faça projeções sem considerar os problemas financeiros que podem ocorrer.

21. Considere as necessidades de crédito

Você viu que é preciso ter atenção ao capital de giro para não ter necessidade de crédito de terceiros. Apesar de isso ser um problema quando não planejado, conseguir empréstimos e financiamentos pode ser muito útil na organização financeira do seu negócio.

Ter um capital à vista para conseguir pôr em prática os projetos da empresa traz diversas vantagens. Mas fique atento: isso deve ser feito com planejamento, para não acabar tendo despesas elevadas e prejuízos financeiros com os juros cobrados.

22. Planeje os novos investimentos

Você sabia que pessoas jurídicas podem investir? Ter aplicações e comprar ativos com a empresa pode ser uma boa forma de manter a organização financeira. Contudo, isso sempre deve ser feito tendo metas e objetivos em mente.

Ademais, é válido entender qual é o nível de risco que o gestor quer suportar e nunca comprometer um capital que seria utilizado no negócio. Escolhendo investimentos adequados, é possível aumentar a receita e proteger o patrimônio da empresa.

23. Automatize os processos

Uma boa estratégia para organizar as finanças da empresa em 2023 é a automatização de processos internos. Você deve saber que a gestão contábil do negócio possui diversas rotinas: realizar pagamentos, cobrar devedores, movimentar as contas, registrar o fluxo de dinheiro etc.

Nesse contexto, trazer uma automatização para essas rotinas ajuda a se organizar. Aqui, contar com um software especializado traz mais produtividade e eficiência. Isso também reduz a incidência de erros e a necessidade de retrabalhos.

24. Integre todos os dados

Outra forma de reduzir a incidência de erros e retrabalhos é a integração de dados. Empresas que possuem mais de um setor ou tem diversas pessoas responsáveis por informações financeiras podem ter problemas nessa área.

A ideia é ter um banco de dados ou um arquivo único para as informações financeiras. A primeira vantagem é a efetividade, já que os responsáveis terão que fazer os registros em apenas um lugar. Outro benefício é o aumento da coerência de dados, tendo em vista que as alterações ocorrem de forma integrada e simultânea.

25. Negocie com fornecedores

A compra de insumos e produtos finais com fornecedores é uma prática comum nas empresas. Saber negociar com eles pode ajudar na organização financeira. Isso acontece, principalmente, quando há um alto volume de compras.

A sua empresa pode realizar pagamentos à vista para conseguir descontos significativos, por exemplo. Também há a possibilidade de buscar parcelamentos maiores, facilitando os pagamentos mensais e diminuindo as contas recorrentes.

26. Provisione as verbas trabalhistas

As verbas trabalhistas são gastos centrais em um negócio. Mesmo quem tem apenas um funcionário precisa ficar atento a essa obrigação. Afinal, a falta de pagamento pode levar a processos judiciais, multas e outros problemas.

Assim, saber quais são as verbas salariais — que vão além do salário — e provisionar esses valores para o ano é fundamental. Dessa maneira, a empresa não atrasa pagamentos ou deixa de quitar suas obrigações das relações de emprego.

27. Faça acompanhamentos frequentes

A organização financeira não é um ato único. Ela depende de uma rotina e disciplina, realizando pequenos passos todos os dias. Para verificar a eficiência da estratégia utilizada e evitar o acúmulo de problemas, você deve efetuar acompanhamentos frequentes.

Isso pode ser feito por meio de conferência de dados, conciliação, rotinas específicas e auditorias internas nas contas do negócio. Fazer isso com frequências será muito importante para sua organização financeira e manutenção da estratégia.

28. Conheça os regimes de tributação

Outro ponto que os gestores devem se atentar ao organizar as finanças são os regimes de tributação. Eles podem ser Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. A escolha depende de regras como faturamento, tipo de atividade desenvolvida e outras.

A escolha deve ser feita com o auxílio de um profissional de contabilidade, tendo em vista que ela acarreta consequências financeiras. Essa decisão afeta, por exemplo, o pagamento de tributos, a forma de arrecadação e as alíquotas aplicadas. Como resultado, ela também afeta os lucros. 

29. Utilize um sistema de gestão

Por fim, é fundamental que a empresa utilize um sistema de gestão. Todas as dicas que você conheceu serão melhor aproveitadas caso o seu negócio tenha um software integrado e que facilite as rotinas financeiras.

Os softwares especializados na gestão das finanças conciliam dados, registram o fluxo de caixa, emitem notas fiscais, integram-se com as contas bancárias, entre outras funcionalidades. Desse modo, a organização financeira será mais efetiva e conterá menos erros durante os procedimentos.

Pronto! Agora você já conhece 29 dicas sobre como organizar as finanças da empresa em 2023. Você pode selecionar aquelas que fazem mais sentido para sua empresa e realizar adequações para que sua gestão seja personalizada e eficiente para seu negócio!Gostou deste conteúdo? Então se cadastre na nossa lista VIP para receber outros artigos como este!

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