Nas operações diárias de pequenas e médias empresas, é fundamental organizar e controlar as entradas e saídas de recursos. Isso permite que a companhia cresça de forma sustentável e consiga manter a resiliência em diferentes cenários econômicos.
Dessa maneira, o fluxo de caixa é uma ferramenta essencial para controlar as finanças. No entanto, muitos empreendedores descuidam dessa tarefa. Em geral, isso ocorre porque eles não conhecem os impactos negativos que a negligência gera em um negócio.
Pensando em ajudar você a lidar com essa dinâmica, este artigo mostrará a importância de fazer o controle das entradas e saídas do caixa, além de apresentar 4 dicas para executar essa tarefa.
Continue a leitura e confira!
O que é o fluxo de caixa?
O fluxo de caixa se refere ao controle financeiro que permite ter uma visão ampla das entradas e saídas de recursos da empresa em um determinado período. Assim, a ferramenta ajuda a identificar de que forma o dinheiro é gasto e quais são as oportunidades para economizar ou investir.
Além disso, o fluxo de caixa permite acompanhar as receitas e favorece o entendimento sobre o faturamento. Logo, a empresa pode definir metas financeiras e estratégias mais alinhadas às suas necessidades para o futuro.
Como o fluxo de caixa funciona?
O funcionamento do fluxo de caixa se baseia em uma análise detalhada das finanças empresariais. Dessa forma, a companhia deve registrar as receitas e despesas de um determinado período. Vale destacar que existem ferramentas que podem auxiliar nesse processo, como os sistemas de gestão financeira.
Com o levantamento feito no fluxo de caixa, os empreendedores podem acessar uma importante base de dados sobre o negócio. Assim, eles passam a ter os recursos necessários para tomar decisões mais conscientes e estratégicas.
Quais são os riscos de não ter um fluxo de caixa organizado?
Após entender o que é e como funciona o fluxo de caixa, é necessário compreender como a falta de organização com as entradas e saídas de recursos pode prejudicar o seu empreendimento.
Confira:
Falta de informação sobre o dinheiro
Sem um fluxo de caixa organizado, fica inviável identificar a origem e o destino dos recursos financeiros da empresa. Nesse sentido, registrar as movimentações realizadas permite descobrir quais produtos ou serviços geram mais receita, por exemplo.
O processo também ajuda a identificar quais despesas podem ser reduzidas para maximizar a lucratividade, entre outros pontos importantes.
Dificuldade em executar projetos
Outro risco ao qual uma empresa que negligencia o fluxo de caixa está exposta é a dificuldade em colocar os planos em prática. Afinal, para crescer no mercado, é fundamental ter um bom planejamento financeiro.
Sem o controle das entradas e saídas, fica mais difícil definir um orçamento para tirar os projetos do papel, por exemplo.
Descontrole das despesas
Há, ainda, o risco de perder o controle das despesas empresariais. Se isso ocorrer, fica mais difícil maximizar a lucratividade obtida durante o período analisado. Ainda, existem maiores riscos de endividamento, que podem comprometer o negócio.
Portanto, é fundamental ter controle e planejamento para identificar os gastos que podem ser reduzidos, além de elaborar um plano de ação para atingir esse objetivo.
Comprometimento da tomada de decisão
O fluxo de caixa ajuda a melhorar a qualidade da tomada de decisão. Por isso, quem não controla as entradas e saídas fica exposto ao risco de não ter informações atualizadas e precisas para basear as escolhas.
4 Dicas para organizar e controlar as entradas e saídas do fluxo de caixa
Sabendo os riscos de não organizar e controlar o fluxo de caixa, fica clara a importância desse processo, certo?
Então confira a seguir 4 dicas que ajudarão a executar essa tarefa com mais facilidade no seu negócio:
- Registre e categorize todas as entradas e saídas
O primeiro passo é registrar todas as entradas e saídas — o que pode ser feito em planilhas. Contudo, é muito mais simples utilizar um software de gestão financeira. Nesse momento, é fundamental anotar tudo que entra e sai de dinheiro da empresa.
Isso inclui pagamento de funcionários, aluguel, energia, matéria-prima, investimentos, venda de produtos ou serviços, empréstimos etc. Também é interessante considerar as contas fixas e as parcelas que entrarão nos meses seguintes, o que ajuda na projeção do caixa no futuro.
Ainda, vale categorizar as entradas para identificar as principais fontes de receita do negócio. Esse conhecimento permite realizar investimentos maiores nesses produtos ou serviços para maximizar os ganhos da empresa.
Categorizar as saídas, por outro lado, facilita o controle de gastos. Assim, é possível identificar quais são as maiores despesas da companhia e se ela está colocando mais dinheiro do que deveria em determinadas áreas.
- Faça comparativos entre diferentes períodos
Considerando que os sistemas de gestão financeira emitem relatórios, vale aproveitar os registros para comparar seus resultados em diferentes períodos. Para isso, é essencial que os dados sobre entradas e saídas estejam atualizados.
Dessa forma, você pode avaliar o desempenho do seu fluxo de caixa mês a mês ou em diferentes prazos. Como consequência, é possível analisar se as estratégias utilizadas estão trazendo os resultados esperados.
- Procure oportunidades para reduzir custos
Como o fluxo de caixa envolve todas as contas a pagar e a receber, uma forma de mudar seus resultados é fazer ajustes nas saídas financeiras. Para tanto, é interessante rever os gastos corporativos. Afinal, para ter um saldo positivo, é necessário gastar menos do que ganha.
Portanto, analise os custos mensais e veja se existem despesas que podem ser cortadas. Esse processo também ajuda a identificar pontos de melhoria para aprimorar as operações.
Outra possibilidade para reduzir os custos é negociar com fornecedores ou buscar condições melhores com outros parceiros.
- Avalie o capital de giro
O capital de giro se refere aos recursos totais necessários para manter o funcionamento das suas operações. Um dos elementos que o compõem é o valor em caixa, que depende da organização das entradas e saídas.
Logo, para ter capital de giro disponível para realizar todos os pagamentos sem comprometer o seu caixa, é essencial alinhar todos os processos. Uma alternativa é ajustar o prazo de recebimento dos clientes ao prazo que a empresa tem para pagar seus fornecedores, a fim de garantir disponibilidade financeira.
Agora você sabe que o fluxo de caixa deve ser feito com disciplina, o que envolve desde o registro das entradas e saídas até a análise dos dados. O processo descrito nessas 4 dicas pode ser simplificado utilizando um sistema de gestão financeira, pois todas as informações estarão em um só lugar.Quer contar com uma solução completa para o controle financeiro do seu negócio? Faça o seu registro e experimente o sistema de gestão financeira do Controlle!
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