6 práticas essenciais no controle de contas a pagar e receber

A gestão financeira é aliada essencial para o sucesso, e...

A gestão financeira é aliada essencial para o sucesso, e o fluxo de caixa é um dos aspectos mais importantes em uma empresa. O controle de contas a pagar e receber, além de ser um benefício para seu negócio, é um requisito básico para se manter bem no mercado.

Fazer o fluxo de caixa funcionar nem sempre é uma tarefa fácil, mas existem práticas que podem tornar esta postura mais dinâmica e funcional. Veja, a seguir, as 6 dicas que a gente preparou para você.

1. Registre tudo

Como controlar algo que você não conhece por completo? Por essa razão, o passo básico que deve ser dado, a fim de controlar bem as finanças, é ter um registro atualizado e detalhado de tudo o que entra e sai de dinheiro.

 

Anote as transações financeiras da empresa, assim como os pagamentos a serem feitos. O bom e velho planejamento financeiro será primordial nesta tarefa. Além disso, é necessário ter um relatório daquelas quantias que a empresa deve receber nos próximos períodos, a fim de organizar seu orçamento e entender seu fluxo de caixa.

 

Na sua planilha de contas a pagar, é necessário manter dados atualizados de seus credores, além do montante total a ser pago, o valor e o número de parcelas restantes, e as datas de vencimento.

 

Essa atitude vai permitir que a empresa adapte seu fluxo de caixa, de forma a equilibrar as entradas e saídas de dinheiro dele. E, ainda, diminuir as chances de inadimplência do negócio, o que pode gerar grande dor de cabeça para o empreendedor.

 

2. Mantenha os gastos pessoais longe do orçamento da empresa

Um deslize comum entre os empresários de pequeno e médio porte é misturar as contas bancárias empresariais e pessoais. No entanto, esse tipo de prática poderá trazer muitos malefícios para a vida financeira do empreendimento.

 

Ao interferir no fluxo financeiro do seu negócio, você acaba mascarando quais são os problemas existentes no estabelecimento, o que dará uma visão errada sobre o que deve ser feito dentro da empresa para aprimorar sua gestão financeira.

 

Esse costume pode gerar ainda mais desvantagens para seu negócio, seja ao usar dinheiro do próprio bolso para quitar dívidas empresariais, seja ao utilizar recursos do caixa para pagar despesas pessoais. Por isso, a melhor saída é manter completamente separadas as vidas financeiras pessoais e empresariais.

 

3. Cobre os clientes inadimplentes

Nem sempre um consumidor paga à vista pelos produtos comprados. Nessas situações, a empresa espera receber determinadas quantias dentro das datas combinadas. No entanto, por diversas razões, muitos clientes podem não honrar as suas dívidas. O que fazer nessas situações?

 

É necessário, primeiramente, perder o medo de cobrar de quem compra com você.

 

Obviamente, essa cobrança não deve ser feita de maneira incisiva e agressiva, mas deverá ser efetivamente praticada. O mais eficaz nessas ocasiões é traçar a adequada estratégia de abordagem do cliente.

 

Dificilmente ele não queira pagar a dívida: normalmente, a falta momentânea de dinheiro e a má organização de suas finanças pessoais são as principais razões que impedem a quitação.

 

Um recurso muito utilizado pela maioria das empresas é a renegociação desses valores. Conversar com seu cliente para entrar em um acordo quanto a uma nova quantia, seja com valor abatido ou em maior número de parcelas, pode ser uma boa saída para continuar entrando dinheiro no fluxo de caixa da empresa.

 

Outro aspecto importante de ser lembrado é que a cobrança de contas a receber deve ser feita dentro de um tempo hábil que permita ao consumidor quitar aquela dívida.

 

Se a empresa enviar cobranças em um espaço de tempo curto, as chances de que ele também atrase o pagamento da parcela serão consideravelmente maiores. Por essa razão, é importante se organizar para enviar essas cobranças em dia.

 

4. Estimule o pagamento antecipado de dívidas

Para manter a dinamicidade da entrada de dinheiro da sua empresa, uma boa opção é oferecer benefícios para aqueles consumidores que pagam antecipadamente os valores previstos.

 

Se a pessoa já tem o dinheiro necessário para pagar, porque não fazê-lo antecipadamente? No entanto, ela dificilmente fará isso se não ganhar nada com essa iniciativa.

 

Uma ótima maneira de incentivar o cliente a fazer isso é oferecer vantagens, que podem ser: descontos, ofertas especiais ou brindes para seus clientes. Vale dizer que esta ideia também melhorará o relacionamento com o cliente, e o fará voltar ao seu estabelecimento mais vezes.

 


 

5. Considere a tecnologia de gestão financeira

A tecnologia vem auxiliando muitos empresários na hora de controlar seu fluxo de caixa. Hoje em dia, existem vários sistemas e softwares que fazem um controle eficaz dos dados do negócio, produzindo relatórios periódicos e fazendo a coleta sistemática de informações.

 

Esse auxílio pode ser extremamente valioso, uma vez que, além de economizar tempo de seus funcionários — e, consequentemente, otimizar os serviços da empresa —, ele também evita os chamados “erros humanos”. Isso é, a coleta de informações erradas ou imprecisas.

 

6. Tenha uma política de concessão de crédito

Por mais tentador que seja fazer grandes negócios com os clientes, é importante ter uma política de liberação de crédito dentro de sua empresa. Isso porque, caso os clientes não paguem suas dívidas, de nada adiantará ter concretizado aquelas vendas.

 

O objetivo principal de toda empresa é obter lucro, e, por essa razão, a liberação de crédito dentro dela deve ser rigorosa. Mantenha um bom controle dos dados financeiros de seus clientes, aqueles que pagam as parcelas em dia e aqueles que estão atrasados. É importante saber que não são todos os clientes que valem a pena manter em seu negócio.

 

Se o relacionamento com alguns clientes está gerando inadimplência, afetará diretamente seu fluxo de caixa.

 

Controlar as finanças de uma empresa é um aspecto fundamental para atingir o sucesso. A boa notícia é que os empresários não estão sozinhos na hora de fazer essa gestão. Além de contarem com dicas de mudanças de hábito, a tecnologia também pode ser a melhor amiga daqueles que desejam controlar as contas a pagar e receber de seu negócio.

 

Manter um bom relacionamento com os clientes, mas sem medo de cobrá-los quando necessário, é uma prática importante a incentivar dentro de sua empresa. Além disso, valorize aqueles consumidores que pagam as parcelas em dia ou antecipadamente.

 

Estes hábitos farão com que o controle de contas a pagar e receber se torne muito mais fácil e simples!

 

 

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