Automatização de processos: entenda como funciona e como aplicar na sua empresa!

Automatização de processos

Adotar a tecnologia com estratégia pode ajudar pequenos e médios negócios a alcançarem seus objetivos de maneira mais simples e rápida. Para que isso ocorra de maneira estruturada, vale pensar na automatização de processos.

Por meio dessa decisão, seu empreendimento poderá aproveitar vantagens relacionadas à geração de resultados e posicionamento de mercado. Ao mesmo tempo, é preciso saber como executar a automação para aproveitá-la ao máximo.

A seguir, descubra como funciona a automatização de processos e entenda por que ela pode ser útil para o seu negócio!

O que é a automatização de processos?

A automatização de processos prevê a adoção de tecnologia para a transformação de processos manuais. Então, em vez de serem realizadas diretamente por profissionais, as tarefas passam a ser executadas com a ajuda da tecnologia.

O funcionamento consiste na implementação de soluções tecnológicas que passam a executar os processos de determinados setores do negócio. Entre as principais alternativas estão a automação voltada para a entrada, o registro e a apresentação de dados — como no caso das finanças.

Quais os benefícios de automatizar os processos da empresa?

Depois de entender o conceito da automação de processos, vale a pena saber quais são as vantagens que podem ser observadas na sua empresa.

A seguir, confira os principais pontos positivos dessa transformação!

Diminuição dos erros

Quando os processos são majoritariamente manuais, erros humanos podem ser comuns. E eles podem causar diversos problemas ao negócio, como desperdício de recursos, prejuízos ou a necessidade de retrabalho.

Com a automatização — em especial, dos processos administrativos e burocráticos —, é possível contornar o problema. Assim, há menos erros e mais confiabilidade sobre as informações e os processos.

Aumento da produtividade

A tendência da automação também é aumentar a eficiência dos processos. Ou seja, há como alcançar mais resultados sem, necessariamente, ampliar o time ou dedicar mais horas às funções. Logo, há uma elevação do nível de produtividade.

Isso é ainda mais importante para pequenos negócios, em que o empreendedor realiza diversas tarefas ou tem uma equipe menor para ajudá-lo. Se for o seu caso, o aumento de produtividade permitirá cuidar melhor da sua empresa sem consumir tanto tempo.

Redução de custos

Apesar de a automatização de processos exigir certo nível de investimento, ela pode oferecer um excelente retorno devido à diminuição dos custos. Com mais produtividade e menos erros, há um gasto menor de recursos para executar as funções e menos risco de prejuízo.

Foco na atividade-fim

A automação de processos normalmente foca em tarefas repetitivas, burocráticas ou com menos valor agregado. Assim, o uso da tecnologia faz com que essas atividades sejam concluídas de maneira mais rápida e eficiente, liberando mais tempo para a atividade-fim do negócio.

Elevação de competitividade

Todos os efeitos positivos da automatização de processos ajudam a ampliar o nível de competitividade da empresa. Afinal, essa é uma forma de tomar decisões melhores e com dados mais confiáveis, além de ter mais transparência e organização.

O tempo economizado em tarefas simples também pode ajudar a conduzir o negócio de maneira mais estratégica. Assim, é possível torná-lo mais competitivo — em especial, em relação aos empreendimentos que não recorrem à automação. 

Como implementar a automatização dos processos?

Para ser viável alcançar os resultados positivos, a automatização de processos deve ser feita de maneira estruturada e planejada. Portanto, conhecer os passos desse procedimento é uma etapa essencial para alcançar a performance de interesse.

Na sequência, saiba como implementar a transformação tecnológica no seu empreendimento!

Mapeie os processos

Para iniciar a mudança é preciso mapear os processos atuais do negócio. Por meio desse diagnóstico, você pode identificar quais etapas podem ser suprimidas ou otimizadas e quais são os principais pontos de automação.

Pense, por exemplo, no setor financeiro. Existem diversos processos necessários para a gestão, como a emissão de notas fiscais, conciliação bancária, elaboração de fluxo de caixa e mais.

Ao entender como as etapas se relacionam e como elas podem ser automatizadas, é mais fácil identificar as oportunidades para realizar as mudanças. Portanto, o diagnóstico inicial é indispensável para o sucesso das próximas fases.

Selecione as ferramentas de automação

Depois de reconhecer o cenário, será hora de definir quais ferramentas podem ajudar a conquistar os resultados que você busca com a automatização de processos. Nesse caso, o objetivo é encontrar soluções que ofereçam os recursos necessários para tornar os processos mais ágeis.

No exemplo do setor financeiro, contratar um software de gestão pode ser a melhor alternativa. Por meio dele, você poderá automatizar o fluxo de caixa, a conciliação bancária e a criação de relatórios, por exemplo. Essa também é uma forma de integrar as informações e de centralizar as etapas.

Faça um planejamento de automação

Após selecionar as ferramentas adequadas para automatizar os processos da empresa, é necessário criar um planejamento. Ele servirá como um guia para garantir que o processo de automação ocorra de maneira estruturada e controlada, o que viabiliza otimizar o desempenho.

Nesse planejamento, é importante estabelecer objetivos para a automação — como os resultados que os processos otimizados devem passar a oferecer. Ainda, vale estipular um prazo para a mudança, bem como as etapas que devem ser executadas.

Implemente as soluções escolhidas

A partir do planejamento de automação pronto, é o momento de implementar as ferramentas e soluções que você escolheu. No caso, costuma fazer sentido começar pelos processos mais simples, o que diminui os riscos de erros.

Também é necessário documentar todas as mudanças e acompanhar e validar os resultados. A partir disso, é possível automatizar mais processos, até que todo o setor conte com as novas ferramentas.

Verifique a performance e realize otimizações

Tão relevante quanto realizar a automatização de processos é garantir a qualidade do desempenho deles ao longo do tempo. Portanto, vale a pena acompanhar a performance após a implementação e fazer as adaptações que se mostrarem necessárias.

Após implementar uma plataforma de gestão financeira, por exemplo, você pode notar a necessidade de contar com uma ferramenta de contabilidade. Nesse caso, a adaptação envolve a integração dos sistemas, ajudando na construção de resultados melhores no longo prazo.

O acompanhamento também ajuda a identificar gargalos, erros e oportunidades de melhoria. Com isso, o uso de tecnologia se torna cada vez mais relevante para o cotidiano do negócio.

Agora você sabe como a automatização de processos funciona e o que ela oferece. Para colocá-la em prática, considere a importância do planejamento, da seleção de boas ferramentas e da implementação com qualidade!Quer ajuda para automatizar os processos financeiros do seu negócio? Conheça o Controlle e veja como nosso software pode auxiliar!

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