Como reduzir ou cortar as despesas administrativas da sua empresa?

Uma das principais maneiras de uma empresa maximizar seu lucro é reduzir ou cortar as despesas administrativas. No entanto, essa tarefa nem sempre é fácil. Afinal, é preciso saber quais gastos eliminar sem prejudicar a força de trabalho e a qualidade do seu negócio.

Nesse contexto, realizar uma avaliação interna é o melhor caminho para identificar as oportunidades de economia no empreendimento. Além disso, é importante encontrar as estratégias mais adequadas para atingir esse objetivo. 

Neste artigo você aprenderá a reconhecer as despesas administrativas que podem ser reduzidas ou cortadas e descobrirá como fazer ajustes de forma eficiente. Confira!

O que são despesas administrativas?

Para aprender como reduzir ou cortar as despesas administrativas da sua empresa, primeiro é preciso saber como identificá-las. Então vale a pena relembrar esse conceito e, em seguida, conhecer os tipos de gastos mais comuns em um negócio.

As despesas administrativas são todos os gastos empresariais não relacionados à atividade principal da organização. Ou seja, elas não têm ligação direta com os produtos ou serviços oferecidos aos clientes. 

Essas despesas podem ser classificadas em: fixas ou variáveis. As despesas fixas são aquelas cujo preço tem pouca ou nenhuma variação — como o aluguel. Por essa razão, elas são mais difíceis de serem reduzidas ou eliminadas da sua empresa. 

Já as despesas variáveis são aquelas cujo valor oscila com maior frequência. Esse é o caso da energia elétrica, por exemplo. Com a adoção de boas práticas, é possível diminuir mais facilmente esse tipo de gasto, permitindo uma maior economia.

Quais as principais despesas administrativas de uma empresa?

Para compreender melhor o que são despesas administrativas, é válido ver exemplos desse tipo de gasto. No caso de negócios de menor porte, os principais costumam ser:

• consultorias;
• material de limpeza;
• seguros e benefícios;
• depreciação em geral;
• material de escritório;
• honorários advocatícios;
• treinamentos dos colaboradores;
• aluguel de sala comercial ou imóvel;
• pró-labore ou remuneração dos sócios; 
• contratação e demissão de funcionários;
• folha de pagamento do pessoal do administrativo;
• contas de consumo — água, energia elétrica, por exemplo;
• impostos — como Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU).

O que fazer para diminuir as despesas administrativas?

Agora que você conhece o conceito de despesas administrativas e acompanhou alguns exemplos, é hora de saber o que fazer para reduzir ou cortar esse tipo de gasto. O primeiro passo é elaborar um planejamento estratégico para a contenção de despesas junto ao setor administrativo e financeiro.

Essa ferramenta permite ao gestor ou empreendedor traçar metas de economia e identificar facilmente desperdícios e oportunidades de economizar. Assim, é possível tomar decisões embasadas, evitando o comprometimento da qualidade do trabalho dos colaboradores ou mesmo do produto ou serviço oferecido.

Para tanto, é preciso estabelecer o valor que você quer economizar. Em seguida, é importante listar todas as despesas administrativas da sua empresa e classificá-las em fixas ou variáveis. Assim, você pode ter uma visão mais ampla por onde começar a redução ou o corte dos gastos.

Como reduzir as despesas administrativas da sua empresa na prática?

Depois de montar seu planejamento com ações para a redução ou corte de despesas administrativas da sua empresa de forma estratégica, é preciso saber como fazer a economia, certo? 

Então acompanhe a seguir algumas dicas práticas para diminuir as despesas administrativas no seu negócio e ampliar as chances de obter lucros maiores!

Carga tributária 

No Brasil, os impostos representam uma boa parte do orçamento das empresas. Logo, buscar maneiras de reduzi-los pode permitir uma economia significativa. Nesse sentido, existem diversas medidas legais para reduzir a carga tributária do seu negócio.

Uma delas é ajustar o enquadramento jurídico de modo que permita diminuir o tributo a ser pago. Para tanto, vale contar com o apoio de um contador para encontrar o regime tributário ideal. Outra solução é ficar atento aos benefícios fiscais que oferecem descontos nos impostos.

Folha de pagamento

A folha de pagamento é outra despesa administrativa com grande impacto nas contas da empresa. Por isso, vale a pena se atentar a esse gasto também. Uma das estratégias para reduzi-lo é diminuir o número de horas extras pagas com a criação de um banco de horas.

Isso porque a remuneração da hora extra é maior que a da hora normal de trabalho. Assim, ao substituir o pagamento desse gasto por folga ou férias, é possível ter uma boa economia. Ainda, você pode impor limites para a realização de horas extras para controlar essa despesa.

Contratações e demissões 

A alta rotatividade de funcionários pode ser onerosa para as empresas. Afinal, tanto a contratação quanto a demissão apresentam gastos que podem impactar no orçamento. Esse é o caso do processo de recrutamento e seleção, treinamentos e rescisão.

Para diminuir essas despesas, é necessário melhorar o processo de contratação. Ao identificar pessoas com os mesmos valores da organização, por exemplo, você aumenta as chances do novo membro permanecer mais tempo na empresa, reduzindo os gastos com admissão e demissão.

Contas de consumo 

As contas de consumo de menor valor, quando somadas, podem afetar as finanças empresariais. Por essa razão, não as subestime. Vale a pena pensar em formas de reduzi-las e até mesmo cortá-las, se for possível. 

Por exemplo, há como economizar nas contas de energia elétrica, água, telefone e internet com a mudança de alguns hábitos ou redução de pacote contratado.

No caso da energia, você pode estimular o uso consciente desse recurso e trocar aparelhos e equipamentos ultrapassados por outro com maior eficiência energética. Em relação ao telefone, vale renegociar o contrato com a operadora para diminuir o valor do plano, se fizer sentido para o negócio.

Taxas bancárias 

Outra despesa administrativa da sua empresa que você pode reduzir ou cortar são as taxas bancárias. Para tanto, primeiro é preciso entender as necessidades do seu negócio e, depois, analisar se o seu pacote bancário corresponde aos seus interesses.

Caso contrário, você pode entrar em contato com o gerente para negociar a redução das tarifas cobradas. Outra solução que pode ser mais vantajosa é migrar dos bancos tradicionais para os bancos digitais. Eles normalmente oferecem serviços gratuitos, que podem atender às necessidades do empreendimento.

Agora você sabe como reduzir ou cortar as despesas administrativas da sua empresa a partir de medidas simples — economizando dinheiro e ampliando os lucros obtidos ao longo do tempo. Contudo, lembre-se de fazer um planejamento para identificar as estratégias que podem trazer resultados para seu negócio sem prejudicar o futuro da empresa!

Você conhece outras maneiras de reduzir ou cortar despesas administrativas? Deixe seu comentário e compartilhe suas dicas com outros leitores!