O dia a dia de um dono de agência é uma mistura dinâmica de criatividade, estratégia e gestão de equipe. E-mails, reuniões, acompanhamento de projetos, criação de estratégias – e ainda, no radar, a gestão financeira do negócio.
Mais do que um dono você precisa atuar como um líder inspirador, incentivando a colaboração e a inovação, se esforçar para manter uma cultura de trabalho positiva e fazer com que os funcionários se sintam valorizados.
A gestão financeira também é uma parte crucial do cotidiano. Você precisa ter o controle muito preciso de todo dinheiro que entra e sai da sua agência e sobretudo manter um dashboard com as principais métricas financeiras do seu negócio sempre ao alcance dos olhos. O objetivo já é conhecido, você está sempre buscando maneiras de aumentar a lucratividade e reduzir os custos operacionais.
Primeiro passo: delegar tarefas
Se você resolveu empreender no ramo de marketing, é provavelmente uma pessoa criativa. E como toda pessoa criativa você deve ter uma grande dificuldade em delegar tarefas. Indo direto ao ponto, você precisa aprender a delegar.
Sua empresa só será boa quando as pessoas da sua equipe forem boas, porém delegar não é apenas encontrar as pessoas certas. Você precisa estar pronto para abrir mão de decisões criativas e entender que podem existir vários caminhos para se alcançar um resultado. Muitas vezes a solução proposta por um membro da sua equipe pode se tornar a solução perfeita se bem desenvolvida, mesmo que seja uma solução diferente da que você imaginava.
Não tenha medo de encontrar pessoas melhores que você.
Na hora de delegar fazer essas perguntas pode te ajudar no processo:
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Será que existe alguma coisa que você faça que outra pessoa da sua equipe poderia fazer no seu lugar?
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Será que cada tarefa que você faz é realmente necessária?
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Existe alguma tarefa que, se concluída, pode tornar esta outra tarefa mais fácil ou até desnecessária?
Você deve imaginar que está criando tarefas para um cargo e não para uma pessoa específica. Qualquer profissional que ocupe este cargo deve ser capaz de entender o que precisa ser feito, quando e como fazer. Para isso, você precisa de processos.
Segundo passo: crie processos
Tudo que você ou qualquer pessoa faz na empresa precisa ser descrito em detalhes, exatamente como um manual de instruções para que qualquer pessoa saiba como alguma coisa deve ser feita – isso reduz o tempo que você passa treinando ou respondendo perguntas da sua equipe.
A boa notícia é que definir processos é um trabalho que exige apenas observação. Se hoje você é responsável por todas as funções da empresa, basta ir anotando tudo o que você faz durante um dia de trabalho. Se você já tem uma equipe, basta observar o que cada membro da sua equipe faz nas suas rotinas diárias.
A partir desta lista de tarefas diárias você precisa então, detalhar como cada coisa é feita. Seja minucioso. Liste os recursos necessários, o conhecimento e as ferramentas necessárias para exercer cada função, e se possível, o tempo médio que se leva para executar esta tarefa.
Assim, na hora de contratar alguém para sua equipe, você consegue apontar precisamente o que o novo membro deverá fazer no seu dia a dia, construindo um time mais motivado e efetivo.
E lembre-se, tudo o que você faz que pode ser delegado a alguém, deve ser delegado.
Terceiro passo: seja eficiente com seu tempo (e o da sua equipe)
Não basta apenas delegar suas responsabilidades, você também precisa criar um ambiente propício para que todos tenham tempo de executar seu trabalho com excelência.
Empresas mal geridas são como buracos negros sugadores de tempo e produtividade e você como um bom líder, deve evitar este buraco negro com todas as suas forças.
Diminua o seu tempo (e o de todos) com reuniões
Reuniões devem ser breves e específicas, sempre focando em um só tema. Evite tratar de vários assuntos na mesma reunião e crie a cultura de que qualquer pessoa da equipe pode interromper e pedir para que se retorne ao tema caso os assuntos comecem a divergir.
Uma dica de ouro: estabeleça um horário para que a reunião termine, onde todos os assuntos devem ser resolvidos dentro do horário proposto.
E o mais importante, antes de agendar uma reunião, pense bem se ela é realmente necessária. Muitas reuniões poderiam ser resolvidas com um simples e-mail ou uma conversa rápida entre o time.
Use a tecnologia a seu favor
É impressionante como muitas empresas não utilizam recursos que são simples e estão à disposição de todos. Como agenda, gerenciadores de tarefas, mapas mentais e ainda um bom sistema de controle financeiro como o Controlle.
Todos eles eliminam tarefas repetitivas, minimizam os erros e te dão paz de espírito para focar no seu negócio sabendo que as informações que você precisa estarão sempre à disposição.
Além disso, hoje em dia temos uma infinidade de recursos que utilizam de inteligência artificial para ajudar no gerenciamento da empresa. De ferramentas de prompt, como o ChatGPT até verdadeiros secretários virtuais capazes de anotar e fazer um resumo de tudo que foi tratado em uma reunião, as opções são inúmeras, acessíveis e fáceis de usar.
Basta uma busca no Google ou no Youtube detalhando o seu problema, por exemplo, "Ferramentas para resumir reuniões" que você encontrará várias soluções tecnológicas para te ajudar. Experimente!
Quarto passo: facilite o caminho do seu lucro
Dinheiro, caixa, lucro, preço. Alguns empreendedores sentem o nível de stress aumentando à simples menção de qualquer termo financeiro. Mas é inevitável que se pense no financeiro de um negócio, sendo ele a engrenagem responsável pelo crescimento e sucesso da sua empresa.
Escolher um bom sistema de controle financeiro é indispensável. Ele automatiza processos e se torna um grande aliado na gestão da sua agência, liberando seu tempo e energia mental para que você possa se concentrar em atividades mais estratégicas.
Você como gestor precisa ter um dashboard (painel de controle) com as principais métricas do seu negócio com informações que estejam sempre atualizadas e acessíveis, proporcionando tranquilidade e confiança na tomada de decisões.
Ticket médio por cliente, retorno sobre o seu investimento, fluxo de caixa, acompanhamento das suas metas, estas são algumas das métricas que todo empreendedor deve zelar, e o Controlle, é claro, te ajuda nessa!
Por exemplo, com o Controlle você estabelece metas que combinam com o seu negócio. Você consegue definir limite de gastos para cada categoria de despesa e também a projeção de receitas do mês.
Visualizando o progresso das suas metas você consegue identificar desvios e tomar medidas corretivas para manter uma gestão financeira saudável. O Controlle ainda emite alertas personalizados te mantendo atualizado em tempo real!
E de forma descomplicada, as metas dos próximos meses podem ser definidas com antecedência, usando ou não, as métricas do mês atual.
Facilite o caminho do seu lucro! Ganhe tempo e tenha a gestão financeira do seu negócio de forma clara, o tempo todo.
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