Como fazer controle de despesas dos seus funcionários

Controle de despesas

As atuais configurações do mercado trazem o aumento de colaboradores que atuam fora das empresas. Fazer o controle de despesas desses funcionários, seja viajando ou em home office, torna-se ainda mais necessário para que não hajam problemas que onerem suas finanças.

Contudo, há uma série de negócios, dos mais variados ramos que, ao negligenciar esses pontos, podem arcar com altos valores.

Isso inclui deslocamento, refeições, custos de manutenção ao trabalhar em casa (água, luz, internet, etc.), entre uma variedade de cifras.

Para evitar isso, confira um artigo completo sobre como fazer o controle de despesas dos seus funcionários, organizando todas as etapas.

Identifique os gastos

O primeiro passo é identificar quanto os funcionários estão gastando fora da infraestrutura física da empresa. Para isso, é possível fazer um balanço de várias formas:

  • Separar, individualmente, cada gasto que eles tiveram, que vai desde viagens longas até uma caneta que adquiriram para fazer as operações da empresa;
  • Ver o valor global de gastos para manter os funcionários fora das instalações prediais durante vários períodos (semanal, mensal, bimestral, por exemplo);
  • Ver quais são os gastos necessários e aqueles que podem ser deixados de lado ou substituídos por outras rotinas.

Essa etapa inicial é quem ajudará a entender qual é o valor que cada funcionário gasta para trabalhar fora da empresa, quais são os itens que mais custam ao negócio e a viabilidade de determinadas funções, que podem até ser terceirizadas.

Para isso, conte com a ajuda da tecnologia.

Tenha um sistema de gestão

Anotações manuais e utilização de planilhas básicas deixaram de ser algo interessante para seu negócio. Quando falamos em fazer o controle financeiro e de despesas dos funcionários, com vários números a serem analisados, esse cenário é ainda mais latente.

Por isso, utilizar de um software para controle financeiro, que integre todos os dados e componentes do seu negócio, permite saber a real situação do que é gasto pela sua equipe que trabalha de forma externa.

Estes softwares permitem agregar várias informações financeiras, como o percentual dos gastos dos funcionários que estão comprometendo seu fluxo de caixa, por exemplo.

Assim, ganha-se tempo e diminuem-se os erros manuais, clareando as opções para entender o que está sendo gasto em excesso pelos colaboradores.

Opte por opções, não apenas por cortes

Ao ter o controle que citamos até aqui, vale um destaque: é preciso ter opções viáveis para mensurar o quanto é gasto pelos funcionários, não apenas cortar custos – ou, até mesmo, empregos.

Para isso (e, consequentemente, ganhando o controle sobre o que é gasto), adote medidas pontuais para evitar a rotatividade da equipe externa, como:

  • Limite jornadas de trabalho, reduzindo questões que vão desde o deslocamento até o pagamento de horas extras;
  • Incentive a utilização de tecnologia, diminuindo a necessidade da pessoa sair do seu home office ou outro ambiente de trabalho;
  • Valorize quem racionaliza os recursos da empresa;
  • Crie uma política empresarial específica para quem trabalha fora das paredes do seu negócio, permitindo que todos possam ter uma tabela média de gastos.

E, claro, para controlar as despesas dos funcionários é sempre importante ser claro sobre o tema e incentivar aqueles que não apenas geram custos, mas também trazem receitas mesmo sem estar na rotina corporativa presencial do seu negócio.


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