A rotina dos pequenos empreendedores não é fácil! Eles geralmente correm de um lado para o outro cumprindo várias tarefas de todos os setores do negócio. Com o foco na produção e venda, demandas diárias, urgentes e essenciais, a organização financeira pode acabar ficando em segundo plano, para quando sobrar um tempinho.
Focar na gestão financeira apenas quando possível pode ser extremamente perigoso, principalmente à medida que o empreendimento for crescendo e a entrada de dinheiro também. Chega um momento no qual anotar em um papel quanto é preciso pagar no dia tal para o fornecedor e guardá-lo no bolso simplesmente pode te fazer perder o controle e, consequentemente, dinheiro. Se a organização das finanças não for feita da maneira adequada, fica bem difícil projetar valores a serem gastos, planejar reduções e cuidar para que as despesas não ultrapassem seus limites.
Para continuar crescendo e lucrando, uma empresa não pode deixar de dar valor à organização das informações necessárias para uma ótima gestão financeira do negócio. Mas como começar a coordenar as finanças empresariais?
Três passos básicos para organizar as finanças
O
Sebrae, Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas,
aconselha que o empreendedor comece com três conceitos elementares: fluxo de caixa, demonstrativos de resultados e balanço patrimonial. Eles são os principais instrumentos de análise e planejamento das pequenas empresas que pretendem crescer.
1 - Fluxo de caixa
O primeiro, o fluxo de caixa, é o mais essencial de todos e serve para indicar os valores que foram pagos e os que foram recebidos em um determinado período de tempo. É preciso ter total controle do dinheiro que entrou e do que saiu do saldo da empresa e apurar sempre o valor disponível em caixa. Esse fluxo é um processo contínuo e as informações dele são essenciais para o próximo passo, o demonstrativo de resultados.
2 - Demonstrativo de resultados
Com a indicação do volume de vendas, o custo das mercadorias vendidas, as despesas variáveis, as fixas e cruzamento dessas informações é possível apurar o lucro líquido de sua empresa. Esse processo é o demonstrativo de resultados, que serve de diagnóstico para seu negócio. É ele que responde onde estão os custos que podem ser diminuídos, onde você precisa investir, como controlar os estoques de mercadorias diversas, dentre outras ações.
3 - Balanço patrimonial
Ja o balanço patrimonial precisa conter os indicadores do ativo (valores a receber) e do passivo (valores a pagar) da empresa. Essa conta irá apontar qual é o patrimônio líquido, que representará quais são os recursos próprios da empresa.
De acordo com o seu tipo de negócio, outros conceitos e controles devem ser adicionados aos básicos. A ideia aqui é manter o total controle do que sai, do que entra e de quanto capital está investido na empresa.
Dados os primeiros passos e estabelecidas as ferramentas de controle do fluxo de capital da empresa, é hora de se cercar de ferramentas que podem otimizar a gestão dessas informações. Para os empreendedores que não possuem uma equipe financeira à sua disposição, a
dica é investir em softwares que podem fazer a maior parte do trabalho de controle.
Os
softwares disponíveis hoje no mercado são capazes de otimizar diversas tarefas a um custo extremamente menor, já que não há armazenamento, uso de papel e uma grande equipe. Eles ajudam a aumentar a produtividade da empresa, a relação com os empregados e clientes e, claro, a gestão financeira. Os programas que não podem faltar em uma pequena empresa são os do tipo ERP, de planejamento de recursos empresariais e os CRM, de gestão de relacionamento com os consumidores.
Softwares e até mesmo aplicativos de gestão básica podem ser acessados tanto do computador, quanto de dispositivos móveis. O melhor é que tudo é simples de ser atualizado e as informações ficam armazenadas online, de forma segura.
O melhor é que os softwares estão cada vez mais baratos pois empresas de tecnologia têm investido em novidades que ajudam os pequenos empresários a controlar de maneira simples e objetiva a gestão financeira.
Controlar é saber como gastar
Não basta ter todo o movimento de capital descrito em planilhas para gerir com competência suas finanças. Aprender onde e quando gastar também faz parte do controle financeiro. É preciso saber investir estrategicamente em setores que irão possibilitar o crescimento do negócio.
Marketing
O
marketing, por exemplo: um investimento em divulgação da marca pode consolidar sua empresa no mercado. Mas é preciso planejamento e é possível calcular esse retorno testando estratégias e evoluindo com o progresso da marca.
Capacitação profissional
Treinamento de funcionários é outro tipo de gasto que, se bem planejado, gera um retorno quase imediato para a empresa. A capacitação de pessoal pode acarretar a fidelização dos clientes e o melhor aproveitamento da mão de obra disponível. O que, a médio e longo prazo, é capaz de trazer um considerável aumento na receita.
ROI: Retorno sobre o investimento
Aqui é preciso estar de olho em uma sigla chave: ROI. Essas três letras representam o coeficiente do retorno sobre o investimento e para ser calculado, é preciso manter as finanças básicas sob controle monitorando o aumento da lucratividade.
Educação financeira
A educação financeira é essencial para a vida longa e saudável de uma empresa. Tome as rédeas das contas de seu empreendimento o mais rápido possível. Hoje em dia, não é um bicho de sete cabeças manter esse controle e com ele é possível mapear as áreas que precisam da sua atenção e o que pode ser feito para incrementar seu negócio investindo em setores pontuais.
O sucesso de um negócio não depende totalmente do controle financeiro, mas de como ele é feito. Justamente por isso é importante conhecer os conceitos, as ferramentas que otimizam essa tarefa e gastar com sabedoria o dinheiro. Somente a partir de um bom controle financeiro é possível manter o que foi conquistado e alcançar novos objetivos.
Como é realizado o controle financeiro na sua empresa? Você tem dúvidas sobre o tema? Deixe sua mensagem nos comentários!
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