Com o mercado cada vez mais competitivo, é imprescindível que as empresas busquem por melhorias contínuas. Isso significa chegar a patamares mais altos de excelência. Uma das formas de conquistar esse feito é por meio da metodologia kaizen.
Independentemente do tamanho do negócio ou do nicho de mercado, esse método pode ser aplicado como uma estratégia de otimização em qualquer setor da organização. Por isso, se você está em busca de melhorias para a sua empresa, o conceito de kaizen pode ser útil.
A seguir, você aprenderá o que é a metodologia kaizen e como aplicá-la em seu negócio. Confira!
O que é a metodologia kaizen?
A metodologia kaizen busca por melhorias contínuas, visando o aumento da produtividade. Para isso, em vez de ações de grande impacto implementadas rapidamente, o método prevê pequenas mudanças para obter resultados a longo prazo.
Desse modo, é possível chegar a uma organização adequada e a um ambiente de trabalho disciplinado. Assim, fica mais fácil reduzir ou eliminar fatores que geram improdutividade.
Em uma empresa, o kaizen se assemelha ao processo de otimização e pode contribuir em diversos setores. Por exemplo, o setor de operação, produtos, serviços, gestão e qualquer outra área que precise de melhorias.
Ademais, trata-se de uma metodologia de baixo custo, pois pode ser aplicada sem investimentos significativos ou necessidade de tecnologias e profissionais especializados. Vale saber que o método kaizen não é voltado somente para empresas, podendo ser utilizado também na vida pessoal e profissional.
Onde surgiu esse conceito?
Sabendo o que é a metodologia kaizen, você pode estar interessado em conhecer mais sobre a história desse conceito. A filosofia kaizen surgiu no Japão, na década de 1950, com objetivo de reconstruir o país após a Segunda Guerra Mundial.
Com os problemas econômicos e a ocupação dos Estados Unidos, os japoneses precisaram criar alternativas para retomar o crescimento e a competitividade no mercado. Ao mesmo tempo, foi necessário transformar a relação entre as empresas e os trabalhadores.
Então o método kaizen foi desenvolvido como uma estratégia de administração. Os resultados obtidos fizeram tanto sucesso que até hoje organizações do mundo todo aplicam a metodologia. O seu nome foi composto por dois kanji japoneses: “Kai” quer dizer mudança e “zen” sabedoria.
Quais são os princípios do método kaizen?
Agora que você entendeu o que é e onde surgiu o método kaizen, é importante saber quais são os princípios dele. A cultura japonesa é muito conhecida por sua filosofia aplicada ao dia a dia. Dessa maneira, a metodologia se baseia em questões filosóficas para melhorar os processos empresariais.
A seguir, conheça os cinco “S” que guiam o método kaizen:
- seiri — utilização: separar o que é útil e inútil, descartando o que não é necessário para reorganizar o espaço;
- seiton — organização: ordenar os objetos em uma disposição inteligente, colocando o que é mais utilizado em uma posição mais acessível;
- seisou — limpeza: entender a causa da sujeira, a fim de evitá-la e manter a ordem e a limpeza;
- seiketsu — bem-estar: cuidar da higiene e segurança do ambiente, e promover uma comunicação de fácil entendimento;
- sheitzuke — autodisciplina: manter a disciplina, a fim de tornar os 4 “S” anteriores hábitos para melhorar a produtividade, além de desenvolver ações para incorporar a melhoria contínua na cultura da empresa.
Como aplicar a metodologia kaizen na empresa?
Agora você já conhece a metodologia kaizen e os seus princípios. Mas, como aplicá-la na empresa? A seguir, confira o passo a passo para implementar essa estratégia!
Identifique as oportunidades de melhoria
O primeiro passo é identificar os gargalos onde as melhorias podem ser aplicadas. Por exemplo, em qual etapa do fluxo de trabalho perde-se mais tempo ou qual serviço ou produto recebe mais reclamações. De modo geral, qualquer problema é passível de melhoria.
Mapeie os processos e crie soluções
Após identificar as falhas, é o momento de mapear os processos atuais, entendendo como eles funcionam. Para tal, faça um fluxograma com todas as etapas detalhadas e aponte as causas dos problemas.
Então será o momento de propor soluções e melhorias para otimizar o entrave. Nessa hora, é importante contar com a equipe da própria empresa. Lembre-se: as mudanças devem ser pequenas, mas contínuas.
Implemente as mudanças
Sabendo o que deve ser resolvido e como dar esse passo, chega a fase de implementação do método kaizen. Nela, existem 3 etapas que devem ser realizadas em pouco tempo — geralmente, em 30 dias de evento.
Nesse período, uma equipe deverá se dedicar ao projeto. Depois das melhorias aplicadas e comprovadas, elas são repassadas para os demais colaboradores da empresa.
Confira as etapas de implementação a seguir!
Preparação
Essa fase ocorre de 3 a 8 dias antes do evento, com objetivo de preparar a equipe que fará parte da implementação. Dessa maneira, é preciso:
- escolher os profissionais participantes;
- estabelecer as etapas de implementação;
- coletar dados relevantes para a próxima fase.
Evento
Durante 5 dias, os profissionais escolhidos devem se dedicar ao evento, com foco exclusivo nas implementações necessárias. Por essa razão, é importante que as atividades diárias desses colaboradores sejam realizadas por outros que não fazem parte da equipe escolhida.
Follow-up
A etapa de follow-up dura de 15 a 20 dias e está relacionada ao monitoramento da mudança. Ela garante que as alterações nos processos sejam implementadas e que a empresa não volte ao estado anterior.
Análise dos resultados
Após o evento de implementação, você deve mensurar e analisar os resultados para entender se a melhoria desejada foi alcançada. Para tanto, é importante obter os indicadores de desempenho, que podem ser de:
- lucratividade;
- produtividade;
- efetividade;
- qualidade;
- competitividade.
Caso as melhorias não tenham gerado o resultado desejado, é válido retomar algumas etapas para entender o motivo e reaplicar o método. Agora, se a otimização aconteceu como o previsto, a empresa deve seguir para o próximo passo.
Estabelecimento de padrões
Diante das metas de melhorias alcançadas, é a vez de estabelecer um padrão, oficializando os procedimentos a serem seguidos. Depois, basta compartilhar com todos os colaboradores e instaurar os novos processos.
Lembre-se de que a melhoria deve ser contínua na metodologia kaizen. Por isso, não se esqueça de planejar os próximos passos para otimizar os métodos da empresa.
Conforme você viu, a metodologia kaizen pode ajudar a empresa a melhorar seu desempenho por meio de pequenas conquistas contínuas. Se você gostou desse método, não deixe de estudar mais sobre ele e aplicar as nossas dicas no seu negócio!
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