Mantenha a produtividade da empresa nas férias em 8 passos

O final do ano vem se aproximando e você já...

O final do ano vem se aproximando e você já está em clima de férias? Se ainda não, saiba que não é o único: a maioria das empresas, principalmente as micro e pequenas, prefere deixar de lado o período de descanso para que a produtividade dos negócios seja mantida.

A expectativa de que o comércio esteja movimentado até os últimos dias do ano acaba gerando uma sobrecarga nos funcionários e em seus líderes, que trabalham exaustivamente para cumprir as metas do ano. Mas o resultado costuma ser o inverso do esperado: ao invés de um aumento na produtividade, temos uma equipe desmotivada, desatenta e pouco criativa.

A solução é encontrar o equilíbrio entre as duas forças, combinando os merecidos descansos dos funcionários com um planejamento detalhado, para que nenhuma tarefa deixe de ser cumprida. Veja algumas dicas de como conseguir isso:

1 – Faça uma planilha com as férias de todos os funcionários

Dessa forma você evita que mais de um esteja ausente ao mesmo tempo e também já deixa de forma transparente para todos os colegas o cronograma anual, caso desejem fazer alguma negociação. Nesse arquivo, você também pode incluir as entregas dos grandes projetos da empresa, quando é mais importante que a equipe inteira esteja presente.

2 – Seja flexível

Para que os funcionários tenham mais liberdade e não fiquem sobrecarregados como de costume, dê alternativas ao longo do ano para que tenham momentos de relaxamento, como flexibilidade para ir ao médico, levar os filhos na escola ou até aproveitar melhor um feriado. Pense em opções como home office, ou um expediente mais curto às sextas-feiras, compensando essa hora ao longo da semana. Procure dar importância às tarefas pessoais de cada um, para que o comprometimento parta de ambas as partes.

3 – Comece a preparar a ausência do funcionário

É muito comum que o funcionário deixe para resolver as suas pendências na semana que antecede suas férias — fazendo muitas horas extras para conseguir cumprir tudo a tempo. Essa situação, além de exaustiva, aumenta o risco de que alguma informação se perca. Quando faltar exatamente um mês, chame o funcionário que sairá de férias para uma reunião e mapeie todas as atividades que ele realiza, com o respectivo status e contatos. Faça acompanhamentos semanais até o dia da ausência, de forma que a transição seja gradual.

4 – Ajude na organização do funcionário

Fazer uma listinha de tarefas é fundamental para que nada fique para trás. Peça para que o funcionário deixe uma relação de todas elas com você e vá riscando o que foi feito enquanto ele esteve de férias. Quando ele retornar, você poderá mostrar a ele o que evoluiu e os pontos em que ele deverá focar a partir de agora.

5 – Delegue

Muitas vezes nos apegamos às funções de cada um e temos dificuldade em remanejá-las. Delegar as tarefas de um gestor para o seu funcionário ou para um par, mesmo que ocupe uma posição júnior, pode ser um grande ato de reconhecimento. A pessoa passa a se preparar melhor e aprimora a sua função, além de trazer um novo olhar sobre a maneira de resolver aquelas demandas.

6 – Deixe o funcionário descansar

Uma pesquisa recente feita pelo site de viagens TripAdvisor mostrou que aproximadamente 75% das pessoas que saem de férias olha e-mails de trabalho no período de descanso. Ficar contando com o funcionário vai fazê-lo ficar mais estressado — e deixa a tarefa presa a uma única pessoa. Fazer um rodízio das funções, mesmo que por curtos períodos de tempo, é importante para que o seu empreendimento se sustente por si próprio e não esteja na mão de um ou outro funcionário apenas.

7 – Cogite a contratação de um funcionário temporário

Se sentir que os outros colegas ficaram sobrecarregados com as atividades extras de quem está de férias, considere a contratação de um temporário. O Ministério do Trabalho sugere que esse processo seletivo seja feito por uma consultoria externa e a pessoa deverá ter os mesmos direitos dos demais.

Outra opção é o pagamento de horas extras à equipe que está cobrindo a ausência — mas pondere que o cansaço e o stress dessas pessoas podem impactar a produtividade também.

8 – Dê o exemplo

Não deixe de sair de férias você também. É claro que o empreendedor está em uma situação mais complicada que os demais do time, mas tirar um tempo de descanso é fundamental para pôr a cabeça no lugar e continuar a ter boas ideias para movimentar seu negócio. Sair de férias será um voto de confiança em sua equipe — e você não precisa ficar o mês inteiro fora, procure quebrá-las em três períodos de dez dias, por exemplo.

Com esse planejamento em mente, você garante que a produtividade de sua empresa não fique comprometida e, tão importante quanto isso, que o clima também não seja impactado. Lembre-se de que a sua empresa é feita de pessoas e que mantê-las ao seu lado é um dos seus maiores objetivos!


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