Minha empresa precisa de relógio-ponto? Quais são as vantagens?

Desde 2009, há uma regulamentação específica para a utilização de relógios de controle de ponto em ambientes de trabalho. Mas essa regra tem causado algumas dúvidas, principalmente em relação a alguns aspectos técnicos exigidos. Na tentativa de solucionar as principais dúvidas sobre o tema, listamos os aspectos a se considerar a respeito desse tipo de controle da rotina de seus funcionários. Confira:

Gestão de pessoas é coisa séria

Inicialmente, é importante ressaltar a necessidade do controle de horas trabalhadas no ambiente de trabalho. Se você é um empreendedor, deve levar em consideração os altos custos de manutenção de empregados além do horário contratual, o que configuraria regime de hora-extra e, portanto, mais encargos. Ainda que você respeite o máximo de horas legalmente permitido, é necessário controlar as horas efetivamente trabalhadas, na eventualidade de algum funcionário argumentar judicialmente, de má-fé, que fazia horas-extras.

É necessário fazer controle de ponto?

Devido à eventual necessidade de comprovar o cumprimento das leis trabalhistas, a maioria dos micro e pequenos empresários controla o expediente de seus funcionários por meio de um livro ou caderno de ponto. Nesse sistema de registro, o trabalhador insere suas horas de chegada e de saída, seguidas de sua assinatura e da assinatura de seu supervisor. O problema com esse sistema é a demora da verificação para organizar a folha de pagamento. É mais difícil contabilizar as horas trabalhadas e aumenta-se o custo de operação da empresa, que normalmente precisa designar um funcionário somente para fazer isso todos os meses. O relógio-ponto é uma alternativa interessante, pois automatiza esse sistema de controle e compila automaticamente as informações para gerar a folha de pagamento ao final do mês. O problema é que micro e pequenas empresas têm reclamado sobre os custos de instalação desses relógios-ponto, porque seus aspectos técnicos foram minuciosamente tratados por meio de regulamentação do Ministério do Trabalho e Emprego (Portaria n° 1510, de 2009). Essa portaria não alterou o artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), segundo o qual empresas com até 10 empregados não precisam utilizar qualquer sistema de controle de ponto. Ou seja, sua obrigação, ainda que prefira sistemas manuais de controle, só se aplica a empresas com mais de 10 funcionários.

Como funciona o controle por relógio-ponto?

Existem relógios-ponto de diversos tipos. Eles podem ser digitais, biométricos e mecânicos. O objetivo principal é a aferição exata das horas efetivamente trabalhadas. Além disso, evitam-se eventuais fraudes, como compensações de hora não registradas no controle de ponto, troca de favores entre funcionários e demais problemas. No caso de relógios biométricos, os funcionários têm suas digitais verificadas no início e no final do expediente. Relógios digitais, por outro lado, marcam o período do expediente por meio de cartões eletrônicos, que registram as informações de cada funcionário.

Exigências da Portaria n° 1510

Entre outros aspectos técnicos estabelecidos por lei, o Registrador Eletrônico de Ponto (REP) deve conter: • relógio interno de tempo real que funcione até mesmo quando acabar a energia elétrica rapidamente; • mostrador do relógio contendo hora, minutos e segundos; • recurso impressor em papel cujo conteúdo impresso possa durar pelo menos cinco anos; • meio de armazenamento eletrônico permanente (Memória de Registro de Ponto – MRP), para que os dados não se percam ou sofram alteração. Além disso, o relógio-ponto deve poder imprimir comprovantes de ponto para os trabalhadores, seu número PIS, data e horário da marcação (hora e minutos), entre outras informações. É importante que o relógio não permita alterações ou apagamento de dados armazenados na Memória de Registro de Ponto, além de ser inviolável, de não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto e de não possuir funcionalidades que permitam registros automáticos de ponto. A maioria dos relógios-ponto disponíveis no mercado atende a essas e a outras obrigações, mas é importante verificar, em linhas gerais, sua certificação antes de realizar a compra de um dispositivo.

Aspectos positivos de sua utilização

Em médio e longo prazo, o investimento na compra de um relógio-ponto vale muito a pena. Menos trabalho será necessário na verificação das horas efetivamente trabalhadas durante o mês. Além disso, os controles eletrônicos de ponto emitem relatórios consolidados extremamente práticos e de fácil verificação, o que aumenta a transparência e a segurança em relação ao cumprimento das horas de trabalho. O custo de manutenção também é baixo, pois não requer a compra frequente de cartelas e livros de controle. Além dos aspectos óbvios relacionados à automatização de processos e ao menor trabalho para a confecção de uma folha de pagamentos, a empresa ganha em termos de segurança jurídica. Um controle eletrônico de ponto é seguro e de difícil violação, principalmente quando ajustado às diretrizes técnicas da Portaria n° 1510, do Ministério do Trabalho e Emprego. Por meio desse controle, o empregador pode tranquilizar-se no sentido de não ter reclamações judiciais no futuro a respeito do não pagamento de horas-extras. Esses são os aspectos básicos relacionados à automatização do controle de ponto em sua empresa. Ainda ficou com alguma dúvida ou tem sugestões sobre o tema? Deixe aqui seus comentários!