A emissão da nota fiscal de serviço é um elemento presente no cotidiano das empresas brasileiras. Afinal, esse documento é uma obrigação em diversos casos e permite que a organização mantenha a transparência dos seus números com os órgãos responsáveis.
No entanto, esse costuma ser um tópico que traz dúvidas para muitos empreendedores. Isso acontece porque a emissão da nota fiscal de serviço com erros pode trazer contratempos para a rotina da empresa.
Ademais, o preenchimento das informações pode ser burocrático se não for feito a partir de softwares especializados. Por esse motivo, vale a pena saber mais sobre o que é a nota fiscal de serviço, para que esse documento serve e quem precisa realizar a emissão.
Neste guia completo, você entenderá os principais pontos relacionados à nota fiscal de serviço e conhecerá o passo a passo para emitir esse documento forma mais ágil.
Acompanhe a leitura!
O que é a nota fiscal de serviço?
Antes de entender como emitir a nota fiscal de serviço, é importante saber o que é esse documento. Afinal, embora esteja presente no cotidiano de muitas empresas, ela ainda pode confundir muitos empreendedores.
A nota fiscal de serviço é o documento responsável por formalizar uma transação que envolve uma empresa e seu cliente — isto é, o vendedor e o comprador. A nomenclatura vem do fato de ela explicitar uma prestação de serviço entre ambas as partes.
Dessa maneira, a nota fiscal de serviço possibilita que a prefeitura do município no qual a sede do CNPJ da empresa se encontra reconheça que houve uma transação. Então o órgão poderá fazer o recolhimento dos impostos necessários.
Além disso, a nota fiscal funciona como um recibo. Logo, ele tem validade tanto fiscal quanto jurídica para a empresa. Portanto, é interessante guardar essas notas fiscais para comprovar que houve uma determinada transação financeira.
Ao longo dos últimos anos e com a ascensão da tecnologia no cotidiano das pessoas e empresas, o documento se tornou digital. Assim, houve o surgimento da nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), que é totalmente online e serve tanto para vendas físicas quanto pela internet.
Vale destacar que a NFS-e limitou a existência da emissão do documento em papel em muitos municípios do Brasil. A medida trouxe vantagens para a operação das empresas, que contaram com redução de custos envolvidos na impressão das notas.
Ademais, a nota fiscal de serviço eletrônica serve para padronizar a emissão desses documentos em todo o país. A necessidade foi vista pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que começou a implementá-la de maneira gradativa em 2008.
Para que ela serve?
Agora que você sabe o que é a nota fiscal de serviço, é interessante saber para que esse documento serve. Com isso, será possível ter uma melhor compreensão sobre o papel que ele desempenha no cotidiano da sua empresa.
Confira!
Comprovar a transação entre comprador e vendedor
Como você viu, a comprovação de que houve uma transação financeira entre o prestador de serviços e o consumidor é a principal função desse tipo de nota fiscal. Para entender melhor, imagine uma agência de marketing que prestou consultoria a outra empresa.
Como a negociação não foi de um produto, a nota fiscal convencional não é o documento adequado. Afinal, a incidência de tributos nesse tipo de trabalho pode ser diferente. Logo, a nota fiscal de serviços é o material responsável por atender essa demanda.
Além disso, a NFS-e é a responsável pela coleta do Imposto sobre Serviços Prestados (ISS) — que é municipal. Outros tributos estaduais e federais também estão relacionados a ela. Desse modo, as taxas podem mudar de acordo com a sede do CNPJ e o tipo de serviço que a empresa prestou.
Servir como documento oficial em casos de exigência
A nota fiscal de serviços é um documento oficial de utilidade jurídica e fiscal. Desse modo, caso a Receita Federal ou outro órgão responsável exija os materiais que comprovem transações financeiras, o documento pode ser usado.
Por isso, é necessário armazená-lo por 5 anos após a data de emissão. Ademais, vale destacar que negociar produtos ou serviços sem a emissão da nota fiscal pode se configurar como um crime — conhecido como caixa 2. Logo, o documento é indispensável para evitar problemas para sua empresa.
Reduzir custos e padronizar a emissão
A NFS-e também é importante para a redução de custos da empresa. Anteriormente, as organizações precisavam lidar com diversos gastos para fazer a emissão do documento em papel — que incluíam a impressão do material, por exemplo.
Outro ponto relevante é que as chances de erros também eram maiores. Nesses casos, as empresas precisavam lidar com mais custos para preencher o documento novamente. Todo esse cenário poderia se converter em uma diminuição da produtividade do negócio.
Já com a nota fiscal de serviço eletrônica, a empresa consegue diminuir uma parcela considerável desses gastos. Ademais, como o documento digital faz parte de um projeto nacional, ele ajuda a padronizar a apresentação de informações em todo o país.
Assegurar direitos para os clientes
Mais uma característica importante da nota fiscal de serviço está em assegurar para os clientes os seus direitos enquanto consumidores. Afinal, trata-se de um comprovante da venda e permite ao cliente organizar suas finanças ou acionar a empresa em caso de dúvidas.
Quem precisa emitir a nota fiscal de serviço?
Como você entendeu, a nota fiscal de serviço é um documento com uma função essencial na operação da sua empresa. Se você ainda tem dúvidas sobre quem precisa emitir essa nota, é importante ter em mente que a emissão dela é uma obrigação.
Dessa maneira, sempre que ocorrer uma transação financeira envolvendo seus serviços, a organização precisará disponibilizar o documento, seja na forma física ou eletrônica. A regra vale para empresas de todos os portes — independentemente do tipo de serviço prestado.
Porém, existe uma exceção para essa norma. Microempreendedores individuais (MEIs) que prestam serviços para pessoas físicas não têm a obrigatoriedade de emitir o documento.
No entanto, mesmo que seja opcional, a confecção da nota fiscal de serviço pode ser interessante. Afinal, ela ajuda na organização orçamentária do empreendedor.
Além disso, é relevante saber que até pessoas físicas podem realizar a emissão de um documento que comprova a existência de uma transação.
Nesse caso, ele é chamado de nota fiscal avulsa e serve para atender empreendedores sem CNPJ ou situações em que não há a obrigatoriedade de emitir o documento, mas você opta por fazê-lo.
Quais as diferenças entre a NFS-e e outros documentos?
Agora que você sabe quem precisa emitir a nota fiscal de serviço, vale conhecer as diferenças que esse documento apresenta para outros tipos de nota fiscal. Dessa forma, você alcançará um melhor entendimento sobre o papel de cada uma na organização da sua empresa.
Saiba mais!
Nota fiscal eletrônica (NF-e)
A nota fiscal eletrônica, ou NF-e, é o primeiro tipo que você pode conhecer. Diferentemente da NFS-e, ela é usada para transações financeiras que envolvem mercadorias ou produtos — seja em e-commerce ou em loja física.
A emissão da NF-e acontece junto à Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ). A cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) é o objetivo central dessa nota.
Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)
Por sua vez, a nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e) consiste no cupom que é entregue ao consumidor após ele realizar uma compra — como em lojas e supermercados. Além de poder ser entregue fisicamente, também é possível que ela seja digital, reduzindo custos para a empresa.
Por meio dela, os clientes podem confirmar as principais informações relativas à sua compra. Dentre elas estão os dados do empreendimento que realizou a venda, o horário da transação e os custos envolvidos (relativos ao preço do produto ou serviço e aos tributos recolhidos).
Qual o passo a passo para emitir a nota fiscal de serviço?
Após saber para que serve a nota fiscal de serviço e como ela se diferencia de outros documentos com características similares, é preciso entender como realizar a sua emissão.
Conheça os passos necessários!
Fazer cadastro junto à prefeitura
A emissão da NFS-e acontece junto à prefeitura municipal da cidade que está listada como sede do CNPJ da sua empresa. Dessa maneira, o primeiro passo é cadastrar o negócio nos órgãos competentes, de acordo com as regras do município.
Em muitas cidades, o cadastro pode ser feito de forma totalmente online. Nesses casos, é preciso apresentar documentos como o CNPJ da empresa e seu contrato social, bem como dados do proprietário e possíveis sócios.
A depender das regras do município ou das características da empresa, também pode ser necessário adquirir um certificado digital. Ele funciona como um tipo de assinatura online e assegura o seu acesso às plataformas da prefeitura.
Antes realizar a compra do certificado, no entanto, analise se o seu município exige o documento. Ainda, é preciso conhecer as demais orientações de cada município para garantir que o cadastro do seu negócio seja finalizado com sucesso.
Preencher as informações
Após conseguir se cadastrar junto à prefeitura e contar com o seu certificado digital, é preciso preencher as informações da nota fiscal de serviço. Na plataforma disponibilizada pelo município, você precisa adicionar os dados solicitados manualmente.
Nesse sentido, em uma das abas você precisará adicionar as informações do tomador do serviço — como CNPJ ou CPF, telefone e endereço. Também será necessário explicitar a natureza da operação, detalhar o tipo de serviço e especificar a data.
Por último, você deve registrar os montantes envolvidos na transação e os impostos que serão cobrados. É interessante ter o suporte de uma equipe contábil para minimizar as chances de erros e realizar os cálculos com mais eficiência.
Contar com um software especializado
Como uma alternativa para o sistema manual da prefeitura para simplificar o seu dia a dia, você pode contar com uma ferramenta especializada em notas fiscais de serviço — como o Controlle. Ele se destaca por agilizar a emissão da nota, fazendo a sua equipe ganhar em produtividade.
Por meio do Controlle, por exemplo, você pode ter acesso a centenas de cidades que são atendidas pela ferramenta, em todas as regiões do Brasil.
Ademais, os softwares de emissão também possibilitam uma integração completa do setor financeiro e contábil da empresa. Dessa maneira, todo o processo de controle e armazenamento de informações será facilitado.
Outra vantagem é a diminuição nas chances de erros na emissão. Como você viu, o preenchimento de dados pela prefeitura é geralmente manual — aumentando o risco de equívocos. Já com os softwares, será possível automatizar etapas e reduzir a incidência de retrabalho.
Quais os problemas comuns durante a emissão da nota fiscal de serviço?
Não é incomum enfrentar problemas durante a emissão da nota fiscal de serviço. À vista disso, é importante conhecer os principais desafios que podem acontecer no processo — a fim de encontrar maneiras de contorná-los com eficiência.
Confira!
Instabilidades externas ou no portal da prefeitura
Os problemas com os portais das prefeituras municipais são comuns e podem limitar a emissão da NFS-e. Essas instabilidades no sistema podem acontecer em diversos momentos, porém tendem a ser mais frequentes durante períodos de maior tráfego — como no começo e no fim do mês.
A sua empresa também pode lidar com outras complicações ao emitir a nota — como instabilidades da conexão com a internet. Nesse tipo de situação, uma alternativa viável pode ser a emissão do recibo provisório de serviços (RPS).
Ele funciona como um substituto momentâneo para a nota fiscal de serviço e você pode solicitá-lo junto à prefeitura. Contudo, é preciso ter atenção ao prazo de para convertê-lo em uma NFS-e.
Desafios desse tipo podem trazer diversas complicações para a empresa. Afinal, o atraso na emissão das notas pode fazer com que ela precise lidar com possíveis juros e multas. Além disso, a instabilidade pode impactar na satisfação do cliente.
Para minimizar esse cenário negativo, mais uma vez, contar com a solução especializada na emissão de nota fiscal de serviço pode ser a melhor escolha. Dessa maneira, você consegue agilizar o processo e evita se expor às instabilidades.
Diferença entre serviços prestados
Outro desafio para a emissão de notas envolve empresas que prestam mais de um tipo de serviço — como clínicas e consultórios. Nesses casos, é preciso ter atenção às informações apresentadas em cada documento.
Isso acontece porque elas precisam estar de acordo com a atividade em questão. Um erro no preenchimento pode ser motivo de preocupação para a empresa. Afinal, existem diversos cenários em que a retenção de impostos pode mudar de acordo com o tipo de serviço prestado.
Essa é mais uma situação em que o uso de um software pode ser benéfico para a operação do negócio. O motivo está no fato de o sistema reduzir o trabalho manual da organização e, consequentemente, minimizar a ocorrência de erros humanos durante a emissão do documento.
É possível cancelar uma NFS-e?
Além das informações vistas anteriormente, um detalhe que vale ter conhecimento é sobre a possibilidade de cancelar sua nota fiscal de serviço. Ela existe quando há um erro no preenchimento dos dados ou quando você quer evitar o pagamento do ISS desnecessariamente.
Nesse sentido, o cancelamento pode acontecer diretamente pelo site da sua prefeitura. Entretanto, é preciso ter atenção ao prazo que o município estipula para realizar o processo. Ele geralmente tem início a partir do momento de emissão da nota.
Caso você uitilize um software especializado na emissão de notas fiscais, ele também poderá ser usado para gerar o cancelamento de uma nota fiscal. Porém, a possibilidade dependerá das regras e do sistema que a prefeitura da sua cidade utiliza.
Quais as vantagens da emissão de notas pelo Controlle?
Agora que você mais sobre as notas fiscais de serviço, vale conhecer as vantagens de usar o sistema do Controlle. Para tanto, é importante destacar que essa não é apenas uma ferramenta de emissão de notas, mas uma solução de gestão financeira completa.
Logo, existem diversas funcionalidades no sistema que podem otimizar a administração do seu negócio e trazer mais agilidade contábil e financeira para o seu time. Além disso, como você viu, a emissão das suas NFS-e pode acontecer de forma mais rápida e com menor incidência de erros.
Ademais, o próprio sistema é capaz de armazenar os documentos por 5 anos. Com isso, você cumpre facilmente a necessidade de manter os documentos para ter acesso em caso de solicitação dos órgãos responsáveis. Dessa maneira, o Controlle garante mais organização para a sua gestão contábil.
Como emitir notas fiscais de serviço pelo Controlle?
Você viu que contar com o suporte da tecnologia pode trazer vantagens para a emissão das notas fiscais de serviço da sua empresa. Afinal, ela pode trazer mais agilidade para a produção dos documentos e, assim, otimizar a rotina do empreendedor e do setor financeiro como um todo.
Nesse sentido, o Controlle é uma ferramenta com funcionalidades essenciais para o cotidiano de diversas organizações. Para emitir notas com ele, o seu primeiro passo deve ser conferir se a sua prefeitura está integrada no sistema. Caso a resposta seja positiva, você poderá usá-lo.
Após esse momento, é necessário realizar o cadastro no software. Para isso, a empresa precisa ter uma inscrição municipal na prefeitura — e as informações presentes no cadastro devem ser as mesmas que você utilizará no Controlle.
Por fim, em certos casos é preciso obter um certificado digital A1. Ele servirá para viabilizar a emissão dos documentos e assegurar proteção em suas transações. No entanto, caso a prefeitura não exija o uso do certificado, você poderá emitir a NFS-e apenas com seu usuário e senha no Controlle.
Como você acompanhou, a emissão da nota fiscal de serviço é um processo obrigatório para diversas empresas no Brasil. Por isso, é fundamental encontrar soluções para otimizar esse processo e garantir que a organização atue em conformidade com a legislação. Quer facilitar a emissão de notas fiscais na sua empresa? Conheça as vantagens que o Controlle oferece!
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