Emitir a nota fiscal de serviço é uma das tarefas mais importantes na rotina de uma empresa ou de um microempreendedor individual (MEI). Afinal, o documento é obrigatório e gera diversas consequências — tanto fiscais quanto financeiras.
Desse modo, conhecer o procedimento para emitir a nota sem erros se torna essencial para não cometer erros ou omitir dados sem querer. Com isso, você terá mais segurança ao realizar as obrigações tributárias do seu negócio.
Quer saber como emitir a nota fiscal de serviço em 5 passos? Neste conteúdo você encontrará o procedimento completo e descomplicado. Não perca!
1. Esteja com o CNPJ ativo
O primeiro passo para emitir a sua nota fiscal de serviço pode parecer óbvio, mas traz dúvidas para muitos empreendedores. Então vale a pena ressaltar: esteja com o seu CNPJ ativo.
O CNPJ é o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, mas esse termo também é utilizado para falar sobre o registro da empresa ou do microempreendedor nos órgãos oficiais. Entre eles estão a Prefeitura, a Junta Comercial e a própria Secretaria da Fazenda.
Esse cadastro pode ser suspenso ou cancelado pelos órgãos nas situações em que os responsáveis não cumprem suas obrigações fiscais ou financeiras.
Quando o MEI não faz o pagamento do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) ou sua declaração anual, por exemplo, o CNPJ será suspenso. Nessas situações, ele ficará impedido de emitir a nota fiscal de serviço.
Para consultar o seu CNPJ na Receita Federal, basta acessar o site oficial. Nele, você clica em Consultar CNPJ e segue os passos para a consulta. Dessa forma, é possível saber se há alguma suspensão ou situação de atenção para seu cadastro.
Se você estiver com o CNPJ ativo e sem pendências, poderá emitir as notas fiscais normalmente sempre que realizar um serviço.
2. Tenha o cadastro na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda
Além de estar com o CNPJ ativo, você precisa ter o cadastro na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda (Sefaz) onde o seu negócio foi aberto.
Aqui, é preciso entender quando esse cadastro deve ser realizado. A inscrição municipal é exigida para todas as empresas, independentemente do porte ou do ramo de atividade.
Logo, se você é MEI, tem uma Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), deve realizar esse cadastro. O trâmite para a inscrição depende de cada município. Ele se inicia assim que você realiza o cadastro na Junta Comercial e leva os documentos à prefeitura.
É comum que os municípios tenham em seu site oficial uma relação dos documentos e expliquem todo o procedimento previamente. Dessa forma, basta acessar o site para verificar todo o processo e se preparar.
Já a inscrição na Sefaz deve ser realizada quando seu negócio também comercializa produtos físicos — seja em uma loja física ou e-commerce. Ela também é conhecida como a inscrição estadual, tendo em vista que é realizada em cada Estado da Federação.
Essa inscrição deve ser solicitada à Secretaria da Fazenda do Estado em que sua empresa está localizada. Da mesma maneira que a inscrição municipal, o procedimento pode ser diferente em cada estado.
Portanto, basta acessar o site da Sefaz específica para verificar quais são os documentos necessários e como dar os primeiros passos para completar a inscrição.
Somente com esses cadastros completos você conseguirá emitir a nota fiscal de serviço. Sem eles, não há possibilidade de acessar os sistemas necessários para a emissão.
3. Acesse o sistema
Como a nota fiscal de serviço não possui a incidência de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte (ICMS), ela pode ser emitida pela prefeitura.
Afinal, apenas haverá incidência do Imposto Sobre Serviços (ISS), que é de competência municipal. Então o sistema utilizado é aquele disponibilizado pela prefeitura da cidade onde o seu negócio está localizado.
A nota fiscal é emitida de forma eletrônica e terá validade plena perante todos os órgãos oficiais, desde que os dados necessários estejam completos. Fique atento a essa questão para não ter problemas.
Como cada prefeitura possui seu próprio sistema para emissão de notas, você precisa realizar o cadastro no site oficial. É bastante comum que esse cadastro já seja liberado no momento em que você realiza a inscrição municipal, fornecendo o login e senha necessária.
Contudo, se isso não aconteceu, você deve seguir o procedimento do site da prefeitura da sua cidade. Além do login e da senha, diversos municípios exigem que a empresa ou o empreendedor possuam um certificado digital.
Ele é uma ferramenta que realiza a assinatura eletrônica de documentos oficiais, com uma chave de acesso para cada usuário. Se o certificado digital for exigido pela sua prefeitura, será necessário realizar o cadastramento nas instituições que os emitem.
Realizando todo esse procedimento e tendo acesso ao sistema da prefeitura, você já terá as ferramentas necessárias para emitir uma nota fiscal de serviços.
4. Preencha a nota
O último passo para emitir uma nota fiscal de serviço é acessar o sistema da prefeitura, escolher a opção para criar uma nota fiscal e preencher todos os dados necessários.
Para facilitar, confira quais são as informações que devem constar na nota:
- Nome ou razão social do tomador dos serviços;
- CPF ou CNPJ do tomador;
- Endereço completo do tomador;
- Dados do serviço realizado;
- Quantidade de serviços realizados e preço unitário;
- Valor total dos serviços realizados.
A depender do sistema utilizado, pode ter outros campos para preencher. Basta seguir as indicações e preencher todas as informações. Ao final, basta clicar na opção de emitir nota e ela será gerada automaticamente.
Você também terá acesso a uma cópia para arquivá-la e enviá-la para o tomador, se for necessário. Vale ressaltar que a omissão ou a fraude nos dados pode trazer problemas sérios para a empresa, como o pagamento de multas e processos criminais por sonegação de imposto.
5. Conte com um sistema integrado
Quer facilitar todo esse procedimento para a emissão? Aqui vai um passo extra para emissão da nota fiscal de serviço: você pode contar com um sistema de gestão integrado que tenha a opção de emitir notas.
Com o Controlle, por exemplo, é possível emitir notas fiscais com apenas um clique e integrá-las aos dados financeiros do seu negócio. Dessa forma, não é preciso acessar o programa da prefeitura, você evita erros de preenchimento de campos e terá mais segurança em todo o procedimento.
Entendeu como emitir uma nota fiscal de serviço em 5 passos? Como você percebeu, é possível facilitar o procedimento com um bom software de controle para sua empresa ou MEI. Então considere essa alternativa na gestão do seu negócio.
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