Passo a passo para criar um plano de controle financeiro

 O controle financeiro contribui para o desenvolvimento de estratégias para o crescimento do seu negócio. Aprenda o passo a passo para criar o seu!

O controle financeiro de uma empresa é essencial para a manutenção do negócio, porque ele mantém a clareza sobre as finanças empresariais. Assim, o monitoramento facilita a elaboração e aplicação de estratégias para o seu crescimento ou para contenção de custos, se for o caso.

Uma boa administração financeira ainda possibilita aos empresários um planejamento mais seguro do futuro, com base em dados concretos. Além disso, ela ajuda na redução de riscos de endividamento, e faz com que a empresa esteja preparada para lidar com imprevistos financeiros.

Pensando nisso, confira o passo a passo com importantes sugestões para a gestão financeira de negócios de qualquer nicho!

Separe contas pessoais e contas da empresa

Para estabelecer o controle financeiro dos negócios, é fundamental separar as finanças corporativas dos gastos pessoais, evitando misturar os recursos e seu uso. 

Não é incomum encontrar empresários que cometam o erro de misturá-las. Porém, a prática costuma gerar problemas de fluxo de caixa, além de afetar a prestação de contas e prejudicar as declarações de impostos e outras obrigações. 

Controle o fluxo de caixa

Avaliando apenas os recursos financeiros da empresa, separados dos pessoais, é preciso monitorar o fluxo de caixa, acompanhando as entradas e saídas de recursos corporativos. Desse modo, será possível encontrar padrões nas movimentações e no desempenho financeiro do negócio.

Ao acessar essas informações, a gestão consegue evitar a tomada de decisões que comprometam seus recursos. Somado a isso, é possível fazer previsões financeiras mais acertadas e planejar os próximos passos.

Mantenha o registro de todas as movimentações financeiras

Além de controlar o fluxo de caixa, é preciso registrar todas as entradas e saídas de dinheiro. Esse acompanhamento garante uma boa administração financeira e orçamentária. Portanto, anote detalhadamente as transações financeiras da empresa, em tempo atual. 

Elas podem ser:

• receitas;
• despesas; 
• ativos;
• passivos e outras categorias específicas do seu negócio.

Separe os custos e receitas da empresa

Com os registros das movimentações financeiras, divida as despesas e receitas em categorias. Por exemplo, custos de pessoal e operacionais, investimentos e empréstimos. Logo, será possível compreender em quais setores a empresa gasta mais e a origem da maior parte de sua receita.

Tenha um orçamento bem estruturado

Se você seguiu o passo a passo até aqui, já conseguirá identificar áreas em que a empresa pode reduzir despesas e considerar investimentos. Esse alinhamento é fundamental para preservar o capital de giro, pois o orçamento proporciona uma compreensão mais precisa do faturamento da empresa.

Faça projeções financeiras

As informações sólidas sobre o faturamento e gastos da empresa permitem a você conseguir fazer projeções financeiras futuras, como visto. Elas auxiliarão na tomada de decisões importantes, por exemplo, na otimização de preços, no planejamento de produção ou na identificação de necessidade de financiamento.

Analise o capital de giro do negócio

Por meio das projeções financeiras, é possível avaliar a capacidade da empresa de lidar com suas obrigações de curto prazo. Dessa forma, você consegue estabelecer maior controle financeiro, alinhando os futuros gastos ou investimentos para a manutenção do ciclo operacional da empresa.

Considere criar uma reserva financeira para a empresa

Mesmo que você não identifique problemas a curto prazo ao analisar o capital de giro do negócio, crie uma reserva financeira. Isso porque há situações imprevisíveis, que decorrem de mudanças no mercado ou em legislações — e elas podem levar a gastos inesperados.

Monitore os resultados

Após organizar as finanças do negócio, saber quanto entra e sai, identificar se precisa investir ou guardar e em que setores pode cortar gastos, a tarefa ainda não está completa. O acompanhamento regular do desempenho financeiro da empresa em relação ao orçamento e às projeções é fundamental.

Tenha em mente que mudanças durante a execução do planejamento podem acontecer a qualquer momento. Então o ideal é evitar surpresas em relação a sua performance financeira, conferindo os resultados obtidos.

Atualize relatórios financeiros constantemente

O monitoramento regular das informações financeiras ajuda a identificar possíveis erros. Mas para isso, é preciso que os relatórios financeiros estejam atualizados. Do contrário, não será possível tomar decisões precisas e informadas. Afinal, as estratégias não estarão alinhadas à real situação do negócio.

Acompanhe métricas e indicadores

Para um monitoramento eficaz dos resultados da empresa, é preciso se orientar por dados, acompanhando métricas e indicadores financeiros relevantes. A partir deles, é possível fazer uma administração financeira eficiente.

Dessa maneira, a gestão compreenderá as tendências do negócio, podendo identificar medidas a serem tomadas para evitar padrões negativos. As principais métricas e indicadores financeiros que você pode acompanhar no seu negócio são: 

• fluxo de caixa; 
• lucro e margem de lucro;
• prazo médio de recebimento (PMR);
• prazo médio de pagamento (PMP);
• prazo médio de estoque (PME);
• retorno sobre investimento (ROI).

Para lidar com tantas informações e estabelecer o controle financeiro da empresa, conte com a contabilidade empresarial profissional. Os contadores saberão analisar os dados e indicar as melhores práticas para a manutenção da saúde do negócio.

Identifique divergências

A partir do acompanhamento das métricas e indicadores, conforme você viu, é possível identificar divergências no negócio.

Alguns exemplos delas são:

• discrepâncias de caixa, quando o saldo real não é o mesmo que consta nos registros; 
• despesas não registradas, não refletindo os verdadeiros custos da empresa; 
• erros de lançamento, como duplicação de dados, ou dados incorretos; 
• atrasos de pagamentos, levando a registros financeiros desatualizados; 
• desatualização do que consta em estoque.

Adote um sistema de gestão financeira

Por fim, implementar um software para organizar e automatizar o registro financeiro da empresa contribui para estabelecer o controle necessário para o setor. O Controlle, por exemplo, possui ferramentas para simplificar a rotina do departamento financeiro. 

Com ele, você consegue: 

• controlar as contas a pagar e a receber, e emitir notas fiscais;
• acessar informações atuais para tomar decisões embasadas; 
• criar e enviar propostas personalizadas para cada cliente;
• acessar a um dashboard financeiro em tempo real;
• definir e acompanhar metas de gastos.

Quando sua empresa tem um plano de controle financeiro, as vantagens serão sentidas pela gestão ao planejar estrategicamente os próximos passos e investimentos. Com isso, é possível crescer com sustentabilidade financeira e aumentar as chances de sucesso do negócio.

O acesso ao Controlle possibilita redução de erros e retrabalhos na rotina financeira e o ganho de tempo e produtividade, com a automatização de burocracias. Conheça a nossa solução!