Estimativas de queda no PIB, alta do dólar, inflação crescente e o medo constante de uma majoração intensa de tributos. Não é preciso ser um especialista para perceber que o cenário para o empresariado brasileiro em 2016 não será fácil, certo?
O fato é que este é um ano de reflexão sobre o posicionamento da sua empresa diante da crise. Afinal, tudo pode mudar a qualquer momento, e você precisa criar uma base sólida para resistir a quaisquer movimentações no mercado.
Agora, por onde começar? Essa é a pergunta de ouro. A resposta, por outro lado, é muito simples: que tal revisar o seu planejamento orçamentário? Essa é uma prática que deveria ser constante nas organizações, mas, infelizmente, muitos gestores ainda a ignoram.
No post de hoje preparamos algumas dicas sobre como realizar um planejamento orçamentário para fugir da crise. Confira a seguir!
Ações de planejamento
O planejamento orçamentário deve obedecer a uma série de etapas para que seja realizado de maneira eficiente. Você deve separar receitas e despesas, e perceber, ainda, que cada setor possui necessidades específicas.
Estabeleça os níveis do planejamento
Em primeiro lugar, divida o planejamento orçamentário em três níveis. O primeiro dele é o estratégico. Nele, você deverá avaliar a empresa como um todo, no longo prazo. Isso implica, por exemplo, as despesas gerais, as receitas — principalmente a Demonstração de Resultado do Exercício — projeções para o seu segmento de mercado, além, é claro, de metas e objetivos de longo prazo.
O segundo nível de planejamento é o tático. Nele, cada setor da empresa será observado individualmente, avaliando os custos e investimentos feitos nesses setores, bem como metas e objetivos de médio prazo. Falaremos mais sobre este nível na próxima dica.
Por fim, temos o nível operacional de prazo imediato, ou seja, o que você pode fazer a partir de agora para controlar o seu orçamento. Com o auxílio dos planejamentos anteriores, você poderá definir se deve diminuir a quantidade de estoques e quais gastos poderá cortar agora, por exemplo — ou se existe alguma necessidade imediata de demissão ou contratação. Enfim, nesta fase será avaliado tudo relacionado à rotina diária da empresa.
Defina o orçamento por setor
Como dissemos, o segundo nível do planejamento é o tático. É nele que será definido o orçamento para cada setor da empresa. Acontece que este é um momento em que muitos gestores caem no erro, afinal, cada setor deverá ser avaliado de uma maneira diferente.
Dentre os setores mais mal avaliados, temos o marketing. Muitos ainda o encaram como uma despesa, quando deveriam pensá-lo como um investimento. Nele, o que deve ser avaliado é o ROI (Return On Investiment), uma métrica diferencial para o setor. Se o investimento em marketing for alto, mas, por outro lado, trouxer um grande retorno para a sua organização, cortar gastos pode ser um suicídio, acredite.
Os protagonistas do planejamento são o setor contábil e financeiro. Os gerentes dessas áreas vão agir como verdadeiros consultores, pois trarão informações fundamentais para a tomada de decisão. É importante ouvir o que eles têm a dizer!
Separe receitas e despesas
Por fim, você deve separar as receitas e despesas com muita clareza em cada etapa do processo, afinal, este é o objetivo final do orçamento: saber o quanto você tem disponível, o quanto pretende ter, o quanto gastou agora e o quanto pretende gastar.
Todos os níveis que mencionamos são importantes nesta etapa: se a meta é reduzir os gastos gerais em 20%, por exemplo, descubra o quanto está gastando por setor. Após esse momento, avalie o que pode ser efetivamente cortado até chegar ao nível operacional, em que até os grampos comprados serão avaliados.
Assim, você terá a sua previsão de receita e despesas de maneira clara, geral e bem estabelecida, diminuindo as surpresas.
Ações de controle
Criada toda a estrutura do
planejamento orçamentário, é chegado o momento de passar algumas lições práticas para que a sua empresa realize tudo da melhor forma possível. Para isso, você deve criar uma
estrutura de monitoramento e controle do seu dinheiro.
Automatize os processos
Você pode ter acertado tudo no planejamento, mas já sabe como vai monitorar? O monitoramento é uma fase que pode ocupar muito tempo do gestor caso ele não conte com a automação.
É fundamental que você use softwares de gestão financeira, que podem ajudá-lo a controlar estoques, o fluxo de caixa, realizar projeções e muitas outras funcionalidades. É uma forma de deixar as tarefas burocráticas para a máquina e desenvolver o trabalho intelectual.
Previna
A prevenção é uma importante ação a ser tomada durante a elaboração do planejamento orçamentário.
Por prevenção, entenda o capital de giro que deve ser criado para que você não seja surpreendido por despesas inesperadas, a provisão para devedores duvidosos, que nada mais é do um desconto na receita líquida do exercício de acordo com as projeções de inadimplência, e, por fim, a criação de reservas para contingência, principalmente para o pagamento de tributos.
Crie uma cultura organizacional
Por fim, você deverá criar processos internos — da maneira menos burocratizada possível, é claro — para controlar toda a entrada e saída de recursos.
Além disso, cada colaborador deve entender com clareza a importância desses processos e da prestação de contas e, de preferência, deve haver uma supervisão nessa área. Assim, os riscos de haver um descompasso entre o orçamento previsto e o efetivo será muito menor.
Pronto para adotar cada uma dessas dicas? Que tal começar pela automação? Confira mais detalhes da importância de um organizador financeiro para a sua empresa neste
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