Saiba tudo: o que é Nota Fiscal Eletrônica?

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A nota fiscal é um tema completamente atual, pois demanda muito tempo dos empresários. Como já diz um velho ditado: “tempo é dinheiro”, e por isso muitos empreendedores estão buscando formas de serem mais eficientes na hora de emitir as notas fiscais eletrônicas.

 

Mas, antes de tudo, você sabe exatamente o que é nota fiscal eletrônica? Sabe pra que serve? Para entender um pouco melhor sobre o assunto, abaixo você encontra todas as informações á respeito desse modelo simples e seguro de emissão de nota fiscal.

 

Como foi criada a nota fiscal eletrônica?

 

A nota fiscal eletrônica foi criada em 2008, após o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) identificar a necessidade em padronizar os documentos fiscais em todo o Brasil. Isso porque antes as empresas entregavam aos clientes recibos de papel como comprovantes de venda de produtos ou prestação de serviços e na maioria das vezes esses papéis se perdiam ou eram danificados. Por isso, os órgãos governamentais optaram por desenvolver uma maneira onde existisse um padrão a ser seguido, além de oferecer maior segurança para as empresas e os consumidores.

 

Quando a nota fiscal eletrônica surgiu, muitas empresas não eram obrigadas a emiti-la, mas com o passar do tempo e a necessidade de padronização, as empresas estão se adaptando a este novo modelo, assim como a legislação tem se estendido a mais empresas a cada dia, tornando a emissão de notas fiscais eletrônicas obrigatória.

 

Como emitir a Nota Fiscal Eletrônica?

 

Mas não basta apenas saber o que é nota fiscal eletrônica. Existe um pequeno processo que deve ser feito para começar a emiti-las e esse processo é algo bem simples. Primeiro de tudo, você precisa ter o CNPJ da sua empresa. Depois, é necessário fazer a solicitação de inscrição no estado (Sefaz) ou no município (prefeitura), depende do tipo de nota que você vai precisar emitir. Você vai precisar comprovar algumas informações da sua empresa junto a esses órgãos.

 

Após esse processo, basta adquirir o certificado digital e-CNPJ ou o certificado NF-e. Esses certificados carregam os mesmos dados da empresa e é uma forma de garantir a integridade e a segurança de todas as transações online realizadas. Funcionam como a assinatura digital da empresa. Após esses passos, basta criar um usuário no site da prefeitura ou da Sefaz e começar a fazer suas emissões. Geralmente todos esses sites possuem alguns manuais que podem te ajudar bastante nos primeiros acessos.

 

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Por que minha empresa deve emitir a nota fiscal eletrônica?

 

Existem diversas vantagens e uma das melhores é: estar com todo o seu financeiro organizado e em dia com o pagamento de impostos. Além disso, a nota fiscal eletrônica facilita muito a vida da sua contabilidade, dando maior controle financeiro a sua empresa, se comparado a nota fiscal impressa.

 

Isso sem contar que o Fisco exige que toda empresa faça o armazenamento de suas notas fiscais pelo período de 05 anos, caso seja necessário comprovar alguma informação. Agora, imagina você ter que armazenar um emaranhado de papéis de todos os produtos que você vendeu ou serviços que você prestou durante 05 anos? Viraria uma bagunça, sem contar na quantidade de recibos que iriam se perder. Além disso, você iria correr o risco de não ter como comprovar suas transações em uma auditora, acarretando assim no pagamento de multas e afetando a credibilidade de sua empresa.

 

Já nesse novo modelo de emissão de nota fiscal eletrônica, você tem a possibilidade de, caso seja necessário, solicitar uma segunda via da nota fiscal, pois elas ficam armazenadas em arquivos no sistema. Dessa forma você elimina os riscos de não ter como comprovar a autenticidade de suas transações.

 

Quais os tipos de nota fiscal eletrônica?

 

Já vimos o que é nota fiscal eletrônica e que existem diversas vantagens para a empresa ao emiti-la, inclusive estar em dia com o pagamento de impostos, mas existem quantos tipos de nota fiscal? São todas iguais?

 

Para esclarecer essas questões, abaixo você encontra cada tipo de nota fiscal existente e por quais empresas elas devem ser emitidas.

 

→ Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

 

Essa nota fiscal se refere a transações de produtos ou mercadorias. Deve ser emitida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda (SEFAZ) e seu foco principal é a cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI). Substitui o modelo tradicional utilizado anteriormente e sua confiabilidade é garantida através da assinatura digital do emissor (e-CNPJ).

 

Ou seja, ao vender em seu E-commerce produtos como tênis, eletrônicos, acessórios, roupas e diversos outros itens é necessário emitir para o seu cliente a NF-e e no ato da entrega do produto é necessário que também seja entregue um Documento Auxiliar da nota fiscal eletrônica, o DANFE, para fins de comprovação de que a transação foi realizada.

 

→ Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

 

Sabe aquele cupom que você costumava pegar nas lojas ao realizar uma compra? Agora ela tem a opção de ser digital. Essa nota fiscal é ligada ao universo do varejo e do comércio e a intenção em digitaliza-la é trazer redução de custos, informar a SEFAZ sobre suas vendas, oferecer maior controle financeiro  para as empresas, além de oferecer a possibilidade do cliente final consultar todas as notas que foram emitidas para ele.

 

A NFC-e também possui sua versão impressa, a DANFE, que é uma representação simplificada da nota fiscal contendo uma chave de acesso e o QR Code, tudo isso para que o consumidor consiga verificar também a regularidade da nota.

 

→ Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

 

Essa nota fiscal veio para substituir a Declaração de Serviços que antes era uma exigência municipal. Ela comprova a prestação de serviços entre uma empresa e a pessoa física ou entre uma empresa e outra. A nota fiscal de serviços eletrônica viabiliza a comunicação entre a prefeitura do município e o prestador de serviços e está completamente relacionada ao Imposto sobre Serviços Prestados (ISS), além dos tributos estaduais e federais.

 

Sua elaboração se deu entre a Receita Federal e a Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais (ABRASF) para reduzir custos tanto para o contribuinte quanto para o município, além de aumentar o controle de arrecadação do ISS, facilitando assim a fiscalização. Cada empresa dependendo do serviço prestado possui um código de serviços diferente junto a prefeitura, pois esse código se refere a atividade principal da empresa. Além disso, a NFSE também deve ser armazenada por 05 anos, a partir da data de emissão.

 

As empresas que devem emitir a NFSE são empresas que, por exemplo, prestam algum tipo de serviço como academias, empresas que oferecem serviços de assinatura, agências de publicidade e etc. Autônomos que prestam serviços também devem emitir a nota fiscal de serviços.

 

→ Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

 

Essa nota fiscal foi criada em 2012 com o objetivo de documentar uma prestação de serviços de transporte de cargas ou frete realizada seja por transporte rodoviário, ferroviário, aéreo, aquaviário e dutoviário. Sua validade também se dá através da assinatura digital (e-CNPJ) e ela possui validade em todo território nacional.

 

Esse tipo de nota fiscal eletrônica é muito importante para as empresas de transporte, pois ela elimina vários erros rotineiros como preenchimento de dados errados, além de trazer redução de custos de impressão e maior agilidade para os caminhões nas paradas em pontos fiscais.

 

Comece já a emitir suas notas fiscais eletrônicas!

 

Acho que agora você já sabe um pouco mais o que é nota fiscal eletrônica, além de conhecer um pouco mais sobre cada tipo de nota fiscal e porque deve emiti-las. É muito importante para o seu negócio estar alinhando com a legislação vigente, além de ter total controle de suas transações. Porém, estar atento às constantes atualizações da lei, assim como calcular impostos e emitir notas manualmente pode tomar muito tempo de sua equipe, por isso, existem hoje no mercado diversas empresas que automatizam essas pequenas tarefas diárias que acabam consumindo muito do seu tempo.

 

Por isso, levanto a seguinte questão: você já está emitindo suas notas fiscais de forma automatizada? Já falou com seu contador a respeito desse assunto? Pergunto isso, porque, se você quer focar mais no seu negócio e estar alinhado com todas as questões tributárias de acordo com a legislação, esse é um ponto crucial para você ganhar escalabilidade.  Automatize tarefas repetitivas e veja uma economia significativa de tempo, que pode ser aplicado em outras tarefas visando a melhoria de sua empresa.

 

Se quiser mais dicas para estar sempre dentro da lei com seu negócio e automatizar tarefas repetitivas, acesse NFe.io.

 

A NFe.io é uma plataforma especializada na emissão de notas fiscais eletrônicas, automatizando todo o ciclo de emissões para que você possa focar no seu negócio.

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