A régua de cobrança é uma ferramenta importante para evitar a inadimplência e organizar as finanças. Entenda o que ela é e como pode ajudar o seu negócio!
Obter pagamentos em dia é fundamental para a saúde financeira de qualquer empreendimento. Desse modo, para manter a gestão das entradas organizada e eficiente, é essencial ter um sistema para a abordagem de clientes. Uma ferramenta para esse objetivo é a régua de cobrança.
O instrumento beneficia o departamento financeiro, além de auxiliar no relacionamento com o consumidor. Como resultado, a empresa reduz a inadimplência e preserva o contato amistoso com os clientes.
Continue a leitura para conhecer a régua de cobrança e seus benefícios e descobrir como implementá-la no negócio!
O que é régua de cobrança?
A régua de cobrança é uma ferramenta que sistematiza a forma como a empresa cobra os clientes. Ela define critérios e métodos para aumentar as chances de que os pagamentos sejam feitos dentro do prazo, controlando o nível de inadimplência.
Na régua de cobrança, a empresa determina etapas e datas para abordar os clientes, estipulando os eventos importantes. Por fim, o negócio consegue reduzir problemas como atrasos e conflitos com os consumidores.
O instrumento pode ser integrado ao sistema de gestão financeira, permitindo a sincronização e troca de informações automaticamente. Em conclusão, quando o cliente atrasa o pagamento, o sistema aciona a régua de cobrança, que realiza a ação mais adequada para a situação.
A integração assegura que todas as interações com o cliente, bem como os registros de pagamento e histórico de comunicações, sejam atualizadas automaticamente. Desse modo, o trabalho fica mais eficiente e sincronizado, reduzindo gargalos.
Como essa ferramenta funciona?
Você viu que a régua de cobrança estabelece um sistema para lidar com os pagamentos em aberto na empresa, certo? Assim, ela define regras para cobrar clientes, adaptadas às características individuais do negócio.
Alguns critérios considerados pelo mecanismo são o setor de atuação da empresa, os estágios da cobrança, as formas de pagamento e o perfil do cliente. A ferramenta pode ser elaborada de maneira analógica, estabelecendo os procedimentos manualmente.
Do mesmo modo, é possível implementar a régua de cobrança automatizada, a partir de um sistema de gestão online. Ele oferece mais praticidade para a rotina e evita erros no processo.
A automatização ainda pode segmentar as cobranças, considerando o histórico e perfil do cliente e outras variáveis de cada circunstância. Assim, a abordagem fica mais personalizada e aumenta as chances de o pagamento ocorrer no tempo certo, sem desgastar a relação com o cliente.
Além disso, a régua de cobrança pode ter diferentes funções, como:
- segmentar clientes;
- automatizar a comunicação;
- personalizar a abordagem;
- definir prazos;
- determinar ações para cada situação;
- enviar lembretes;
- oferecer alternativas de pagamento;
- definir estratégias para reter clientes.
Qual a importância desse processo para os negócios?
Até aqui, você viu o que é e como funciona a régua de cobrança. Agora é o momento de entender a importância desse instrumento para a eficiência e o sucesso do negócio.
Primeiramente, a ferramenta oferece uma visão organizada das entradas de dinheiro, facilitando o controle das receitas. A partir da cobrança sistematizada, o negócio pode ter um plano para contatar clientes em atraso, garantindo uma comunicação efetiva.
O mecanismo também viabiliza alternativas de flexibilização para aumentar as chances de que todos os pagamentos sejam feitos. Ao entrar em contato com o cliente, a empresa consegue compreender os motivos do atraso e oferecer extensão de prazos e parcelamento, entre outras opções.
Um bom processo para buscar os recebíveis do negócio também permite implementar facilmente incentivos para o pagamento em dia. Para tanto, por meio de um estudo interno, os responsáveis podem estipular benefícios como descontos ou cupons de crédito.
A régua de cobrança também evita transtornos e desgastes na relação com o consumidor. Afinal, a prevenção da inadimplência proporciona uma abordagem mais conciliadora, evitando atritos e a necessidade de medidas como a negativação.
Ademais, esse instrumento oferece informações para a empresa, que auxiliam na definição de estratégias futuras, permitindo ajustar critérios e ações. Ao entender as situações que mais geram atrasos, a companhia pode adaptar as condições de pagamento e formas de concessão de crédito.
O histórico também permite entender quais são as abordagens mais adequadas e com melhores resultados, bem como as estratégias que não tiveram um desfecho positivo.
Como definir a régua de cobrança na empresa?
Após conhecer as principais informações sobre a régua de cobrança, é o momento de saber como implementar a ferramenta na empresa. Acompanhe!
Defina o fluxo de cobrança para cada meio de pagamento
O primeiro passo para implementar a régua é definir o fluxo de cobrança para cada meio de pagamento. Portanto, é necessário estabelecer procedimentos específicos para lidar com diferentes métodos, como cartão de crédito, boleto bancário e transferência eletrônica, entre outros.
Cada alternativa tem particularidades quanto a prazos de processamento, políticas de estorno e formas de notificação aos clientes. Então adapte as etapas da régua de cobrança, garantindo uma abordagem adequada e eficaz para cada situação.
Estipule as estratégias de comunicação
Para ter sucesso na comunicação com o cliente com dívida em aberto, é preciso estipular estratégias de interação. Dessa maneira, a empresa deve definir o tom, o conteúdo e os canais adequados para cada etapa da cobrança.
Alguns recursos podem ser lembretes amigáveis e educativos no início do atraso, bem como notificações mais diretas à medida que o tempo passa. O ajuste varia conforme a situação, as características do público e a identidade da empresa.
Determine alternativas para facilitar o pagamento
Ao cobrar um cliente, vale contar com alternativas para facilitar o pagamento e aumentar as chances de ele ocorrer. Nesse sentido, é necessário um intervalo razoável entre o aviso e a data do vencimento, além de um plano que permita flexibilizar o pagamento caso o consumidor deseje.
Para tanto, a empresa deve realizar um estudo prévio das finanças. A medida permitirá entender as possibilidades de ajustes sem comprometer o fluxo interno.
Considere a automatização da régua de cobrança
Você viu que a automação pode proporcionar mais eficiência nesse processo, não é mesmo? Ela agiliza e padroniza as cobranças, disparando lembretes e notificações nos momentos certos, conforme os estágios de atraso nos pagamentos.
Assim, sistemas de cobrança reduzem a dependência de intervenções manuais e minimizam erros. Do mesmo modo, ter uma ferramenta automática libera os colaboradores para se dedicarem a tarefas que exigem participação humana, proporcionando melhor aproveitamento dos talentos.
Neste artigo, você conheceu a régua de cobrança, sua importância e os benefícios que ela oferece para a empresa. O instrumento tem o potencial de reduzir a inadimplência e organizar os recebimentos, além de oferecer dados importantes sobre as entradas financeiras.Quer aprimorar os seus resultados? Veja 7 sinais de que a sua empresa precisa melhorar a gestão financeira!
